Die Idee des papierlosen Büros stammt bereits aus den 80-er-Jahren. Damals nahm der Papierverbrauch in den Büros durch die Einführung von Computern und Druckern im Büroalltag extrem zu.
Doch obwohl inzwischen durch Dokumentenverwaltungssysteme und elektronischen Kommunikationsmitteln die technischen Voraussetzungen für ein papierloses Büro geschaffen sind, steigt der Papierverbrauch weiter an. Die digitale Archivierung könnte eine Alternative sein.
papierloses Büro
Digitale Archivierung von Geschäftsunterlagen
Auf der CeBit 2014 wurden Systeme zur Archivierung vorgestellt, die Prozesse effizient verwalten und „revisionssicher“ aufbewahren. Programme für digitale Archivierung gibt es in vielen Variationen wie eine Suche über Google schnell aufzeigt.
Optimierte Büroorganisation mit einem Dokumentenmanagementsystem
Eine E-Mail, eine Anfrage nach Rechnungen bzw. Lieferscheinen und die Suche geht los, um entsprechend reagieren zu können. Untersuchungen haben gezeigt, dass jeden Tag pro Mitarbeiter bis zu einer Stunde mit Optimierte Büroorganisation verhindert unnötige Hektik oder Stress. Suchen nach Informationen ver(sch)wendet Zeit, die in anderen wichtigen Arbeitsbereichen verloren geht.
Papier und Büro – eine unendliche Geschichte
Das Papier ist aus dem Büro noch immer nicht wegzudenken. Dennoch gibt es vermehrt Bestrebungen, die Papierflut einzudämmen. Zusätzlich werden an das Papier immer neue Anforderungen gestellt. Vor allem soll bei Verwendung und Verbrauch der umweltfreundliche Aspekt berücksichtigt werden. Dabei helfen schon ein paar Kleinigkeiten, den Papierverbrauch einzudämmen.
Vielerlei Datum in Word
In vielen Worddokumenten – Rechnungen, Briefe, Protokolle – wird ein Datum angegeben. Wenn Sie dafür eine automatische Funktion verwenden, kann es passieren, dass sich dieses Datum bei einem späteren Öffnen des Dokuments automatisch auf das aktuelle Tagesdatum einstellt – und Sie wissen nicht mehr, wann das Dokument geschrieben wurde. Je mehr wir auf papierloses Büro umsteigen, umso wichtiger