Diktiergeräte sind so vertraute Gimmicks im Alltag, dass man eigentlich kaum drüber nachdenkt. Wenn Sie jedoch vor der Kaufentscheidung stehen und ein passendes Gerät für Büro oder Zuhause suchen, dann eröffnet sich vor Ihnen ein kompletter kleiner Kosmos von Modellen und Angeboten, der anfangs nur schwer zu durchblicken ist.

Vielfältigen Einsatzgebiete für Diktiergeräte

Und das ist auch kein Wunder: sind die Anwendungsgebiete doch sehr vielfältig – und entsprechend auch die Anforderungen, die an günstige oder professionelle Diktiergeräte gestellt werden. Das typischste Beispiel ist dann wohl der Büroalltag. Denn sie gehören zu den typischen Geräten im Büro die bei mittelständischen und größeren Unternehmen unabdingbar sind. Nur ein paar Beispiele: Meetingprotokolle müssen auf die Tonspur um für alle Teilnehmer dokumentiert zu werden, der Chef diktiert der Vorzimmerdame die letzten Quartalsberichte oder Verhandlungen wollen fachgerecht und juristisch einwandfrei festgehalten werden.

• Klar dass auch Journalisten und Redakteure gerne auf Diktiergeräte zurückgreifen. Pressekonferenzen, Interviews oder Meetings wären ohne diese kleinen Helfer gar nicht denkbar. Denn: meist bleibt vor Ort kaum Zeit um alles akkurat mitzuschreiben. Zwischenfragen hemmen den Schreibfluss, einiges muss nachrecherchiert werden.
• Aber auch Studenten nehmen Diktiergeräte gerne in ihre Vorlesungen um sich später das Gesagte wieder und wieder abspielen zu lassen und einzuprägen.
• Letztlich sind Diktiergeräte auch in Krankenhäusern, bei Autopsien und sogar bei Gericht zugelassen und dort gängige Mittel der Dokumentation.

 
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Anforderungen gibt es viele von unterschiedlichen Seiten zu verschiedensten Einsatzzwecken. Wir betrachten jetzt mal die normale Bürosituation und schauen, was ein Diktiergerät dafür können sollte.

Was ein Diktiergerät im Büro können sollte

Wenn Sie nicht gerade Nostalgiker oder Sammler sind, wird sich für Sie die Frage zwischen einem analogen und digitalen Diktiergerät zugunsten Letzteres entscheiden. Das hat mehrere Vorteile: zum einen setzen digitale Diktiergeräte auf einen soliden internen Speicher anstatt von Kassetten. Zudem erzielen sie auch eine höhere Audioqualität damit.

Wenn Sie das Gerät für direkte Spracheingabe am Mund nutzen wollen genügt ein günstiges Modell. Möchten sie jedoch in größeren Meetingräumen oder gar Seminarsälen aufzeichnen, dann empfehlen wir Ihnen sich um ein höherwertigeres Diktiergerät mit sensiblem Mikrofon zu kümmern. Profigeräte haben sogar externe Richtmikrofone, mit denen Sie störende Nebengeräusche gezielt ausblenden können.

Für die spätere Weiterverarbeitung lohnt es sich, ein passendes PC-Software Kit dazu zu bestellen, mit denen die Sprachmemos automatisch verschriftlicht werden können.

Speicher und Aufnahmequalität beachten

Beim Speicher empfehlen wir Ihnen Geräte, die sich mit einer SD Karte komfortabel erweitern lassen. Schließlich ist es unschön, wenn mitten im Meeting plötzlich der Speicherplatz zur Neige geht. Viele Diktiergeräte unterstützen Speichermedien von 2GB bis ganze 8GB – was je nach Kompressionsgrad mehrere hundert Stunden Aufnahme erlaubt.

Auch bei den Aufnahmequalitäten gibt es natürlich Unterschiede: Hier werden Ihnen die Hersteller (wie Olympus, Sony oder Philips) meist ziemlich befremdliche Kürzel hinwerfen. Die Abkürzung HQ steht zum Beispiel für kürzere Aufnahmen mit sehr hoher Audioqualität. Ideal um Musik hochwertig aufzunehmen. Die mittlere Stufe SP ist eine gute Balance aus Speicherplatz und Qualität und für Ihren Büroalltag wohl das optimale. LP dagegen setz komplett auf niedrige Dateigrößen und dafür lange Aufnahmedauer – natürlich zu Lasten des Klangbildes (z. B. für kurze Memos). Hier hilft es sicherlich, wenn Sie etwas herumprobieren und den für Sie optimalen Modus herausfinden.

Ein paar Worte noch zur Kompressionstechnik: Viele Diktiergeräte unterstützen den bekannten und weit verbreiteten MP3 Modus. Das ist super um beispielsweise auf dem PC oder Mobilgeräten das Gesprochene noch einmal anhören zu können.

Unser Tipp:
Machen Sie dennoch auf jeden Fall mal einen Vergleich mit den besonders hochwertigen DSS-Pro-Format. Dieses bietet bestes Klangbild und viele nachträgliche Änderungsmöglichkeiten (zB. Aufnahmen zwischen bestehende Memos einzufügen).

Was Sie beim Aufnehmen beachten sollten

Sie sollten sich immer bewusst sein: auch über Diktiergeräte herrscht eine Kommunikation von mindestens zwei Leuten. Zum einen denjenigen, der Ihre Tonaufnahmen abtippt. Zum anderen dem Leser dieser. Deswegen sind unmissverständliche Anweisungen sehr hilfreich. Dass Sie klar und deutlich sprechen sollten versteht sich dabei von selbst.

Straßen- und Eigennamen sowie Kürzel und Fremdwörter können Sie einfach mit dem gängigen Buchstabieralphabet verständlich machen.

Am Anfang der Tonspur gehören am besten ein paar Metadaten: Datum, Art der Aufzeichnung, Adressat, zusätzliche Angaben (z.B. ob das Memo verschriftlich werden soll, wie die Datei versendet wird oder ob sie nach dem Abtippen noch einmal gegenlesen möchten). Am Ende jedes Memos gehören Ihre Kontaktdaten, falls sie mit externen Mitarbeitern zusammenarbeiten oder die Sprachaufzeichnung herausgeben wollen.
Um sich selbst zu trainieren, ist es hilfreich, wenn Sie Ihre Gedanken selbst einmal auf ein Diktiergerät sprechen und nach einer geraumen Zeit anhören. So bekommen Sie ein Gefühl davon, wie sich die Informationen für eine fremde Person anhören und ob sie erschließbar sind.

Letztlich bleibt zu sagen, dass Diktiergeräte im Büro sehr gute und zu Recht häufig gebrauchte Hilfsmittel sind, die Ihre Arbeit entscheidend erleichtern können. An die vielfältigen Aufnahme und Bearbeitungsmodi eines solchen Gerätes wird auch so schnell keine Smartphone-App heranreichen. Somit haben Diktiergeräte nach wie vor ihre Daseinsberechtigung – und das wird sich künftig auch kaum ändern.

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