In vielen Bereichen des Büros bieten sich digitale Belegarchive an – dabei werden Rechnungen, Belege, Quittungen, Briefe und Ähnliches eingescannt und für einen dauerhaften Zugriff auf der Festplatte oder in der Cloud hinterlegt. Das erleichtert zwar die Arbeit, doch nicht alle Belege können digitalisiert und danach vernichtet werden. Denn es sind auch noch gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Ein Büro ohne Papier – funktioniert das überhaupt?

Ganz klar nein! Denn eine Digitalisierung ohne Belege hat sich noch nicht durchgesetzt. Denn Papier ist geduldig und es gilt, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten. Außerdem gibt es immer wieder Unterlagen, die einen historischen Wert haben, wie zum Beispiel die erste Rechnung, Gründungsunterlagen oder auch wichtige Verträge. Da Papier aber schnell rissig wird und die Schrift ausbleichen kann, eignen sich für die Aufbewahrung dieser wertvollen Unterlagen Euro Boxen (z. B. von ab-in-die-Box.de). Hier können Sie Ihre Dokumente sauber und sicher aufbewahren.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten

Es gibt immer Dokumente und Belege, die auch nach vielen Jahren noch nicht ihre Wichtigkeit eingebüßt haben. Hinzu kommen gesetzliche Bestimmungen, die nach wie vor noch ein Archiv erforderlich machen, in denen die Dokumente hinreichend geschützt sind.
Buchungsbelege müssen Sie zum Beispiel zehn Jahre lang aufbewahren, insofern bei dem Unternehmen eine Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht besteht. Zu den Buchungsbelegen zählen alle Unterlagen, die Sie benötigen, um die Geschäftsvorfälle nachvollziehen zu können. Denn sie sind die Grundlage für Eintragungen und Aufzeichnungen in der Buchhaltung.

Folgende Belege müssen Sie über zehn Jahre aufbewahren:

• Rechnungen
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Lohn- und Gehaltskonten
• Lohnabrechnungen
• Kontoauszüge
• Quittungen

 

Halten Sie sich an diese Aufbewahrungsfristen, denn sonst müssen Sie mit empfindlichen Geldstrafen rechnen, die im vierstelligen Bereich liegen.

In diesen Fällen ist eine Digitalisierung sinnvoll

Eine zusätzliche digitale Archivierung ist dann sinnvoll, wenn Dokumente schnell gefunden werden sollen. Denn in der Regel läuft die Bearbeitung folgendermaßen ab: Nach der Bearbeitung landet das Dokument zunächst in der Ablage und später im Archiv. Hier bleibt es dann liegen, bis die Aufbewahrungsfrist endet.

Doch manche Dokumente sind auch noch nach Jahren wichtig und werden regelmäßig benötigt. Um dann den Gang ins Archiv zu sparen und das Dokument sofort am Bildschirm anzuzeigen, ist eine digitalisierte Archivierung anzuraten.

Das Gleiche gilt auch für Akten im Bearbeitungsprozess, die für das tägliche Geschäft erforderlich sind und schnell zur Hand sein müssen. Eine gut strukturierte elektronische Ablage ist weniger raumfordernd und dabei wesentlich zeiteffizienter als eine Papierablage. Welche Dokumente nun auch digitalisiert archiviert werden sollten, hängt von den konkreten Bedürfnissen des Unternehmens ab. In der Regel erfolgt bei folgenden Dokumenten zeitgleich eine digitale Ablage:

• eingehende und ausgehende Rechnungen
• Personalakten
• Reisekostenabrechnungen
• Prozessdokumentationen
• Bescheide
• Besprechungsnotizen
• Bestellungen
• Bestätigungen
• Preislisten
• Handbücher

 

Für Dokumente, die revisionssicher abgelegt sein müssen, ist die digitale Archivierung bisher noch recht aufwändig und an entsprechende Software gebunden. Eine gut durchdachte Archivierung mit den entsprechenden Boxen und die entsprechende digitale Dokumentation, werden deshalb heute noch von vielen Betrieben bevorzugt.

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