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Der tägliche Kampf mit dem Problem E-Mail – aber wer weiß was Besseres?

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Das überquellende Postfach, der Wunsch der vielen täglichen E-Mails Herr zu werden, diese Klagen höre und lese ich immer wieder. Mehr noch für das E-Mail wurde bereits das Totenglöckchen geläutet, aber es ist standhaft. Das Problem E-Mails lässt uns auch in Zukunft nicht los. Der Wunsch, dass es keine Zukunft haben möge, scheint mir utopisch, selbst wenn sich die Kommunikationwege ändern. Es stellt immer wieder sich die Frage nach Alternativen.

Wer sich gegen die E-Mailflut sträubt, muss sich überlegen, warum sein Postfach überbordet und inwieweit er selbst das hohe E-Mail-Aufkommen befördert.

E-Mail für Nachrichten, Informationen und Benachrichtigungen

Nun ist es ja nicht das E-Mail allein, dass uns mit Informationen zuschüttet. Die Nachrichten über Messenager kommen dazu. Hier sind vor allem Sicherheitsbedenken, die einen regelmäßigen Gebrauch vor allem im geschäftlichen Bereich stark einschränken.

Die Funktion des E-Mails ist damit eindeutig: es übermittelt Nachrichten oft auch Informationen mit diversen Anhängen, die Sie vertraulich behandeln sollen. Darauf kann keiner im Geschäftsleben verzichten. Allenfalls die reinen Benachrichtigungen ließen sich eindämmen bzw über Messenager organisieren.

Cloud heißt für viele das Zauberwort. Nur, das ändert nichts daran, dass Sie die Nachricht lesen, beantworten und ggf. verwalten müssen. Das gilt genauso für Anhänge jeglicher Art. Zudem scheint mir die Cloud nicht unbedingt der sicherste Ort für Daten zu sein – trotz aller Sicherheitsversprechen.

Das E-Mail oder dessen Ersatz müssen Sie irgendwo „gelagert“ , um „zeitnah“ antworten zu können. Damit stehen Sie wieder vor demselben Problem: es gibt zu viele Nachrichten / Anfragen etc., die darauf warten, dass Sie sie beantworten bzw. verwalten.

E-Mail – eine Frage der Organisation

Problem E-Mail
E-Mails – manchmal einfach zu viel
©Bürodienste in
Mir scheint, das Problem E-Mail ist weniger die Form als der Umgang damit. Das erfordert je nach täglicher Menge viel Disziplin. Schöpfen Sie alle Möglichkeiten der Aufbewahrung aus. Ob Thunderbird, Outlook oder ein anderes System, überall gibt es die Möglichkeit mit entsprechenden Ordnern und falls notwendig Unterordner bereits die eingehende Post zu kanalisieren und entsprechend abzulegen. Leider ist Handhabung von Regeln nicht immer nutzerfreundlich. Die Regeln selbst müssten einfacher zu organisieren sein. Vor allem die Ablage auf der Festplatte bei den entsprechenden Kundenordnern muss einfach sein.

Zusätzliche Ordnungssysteme helfen die E-Mails bzw. deren Anhänge auf dem Server/PC beim passenden Vorgang abzuspeichern. Die Vorgänge werden kontinuierlich verbessert.
Damit Sie Zeit bei der Bearbeitung sparen, beachten Sie ein paar Dinge zusätzlich, damit Sie wenigstens bei der Bearbeitung sparen:

  • Früher stand es noch auf Telefonzellen und gilt für die E-Mails ganz genauso:
    „Fasse Dich kurz.“ Dazu standen in der FAZ neulich ein paar Tipps, die im Geschäftsleben eventuell auf wenig Gegenliebe stoßen wird.
  • Potentiellen Sender dazu angehalten, ihr Anliegen so präzise wie möglich vorzutragen
  • Vermeiden von Newsletter oder RSS-Feeds
  • Keine E-Mail-Adresse im Internet angeben – wobei sich Spams leider nie vermeiden lassen
  • Bewusster Umgang mit Benachrichtigungen z. B. aus den sozialen Netzen

 
Mit etwas Geschick, lässt sich das eine oder andere E-Mail vermeiden. Richtig schwierig ist das bei geschäftlichen E-Mails.

E-Mails im Geschäftsverkehr

Die Korrespondenz im Geschäftsverkehr laufen heute überwiegend über E-Mail. Dazu gehören u. a.

  • Anfragen
  • Angebote
  • Aufträge
  • Rechnungen
  • Projektabwicklung und Terminabsprachen

 
Bewahren Sie die Unterlagen entsprechend den Vorgaben – also revisionssicher – auf, damit sie bei Betriebsprüfungen zur Verfügung stehen. Vorgänge müssen zudem bei Reklamationen oder Kundenanfragen abrufbar sein.

Nicht das E-Mail ist das Problem, sondern die Kommunikation und die Informationsverarbeitung

Es ist im Grunde vollkommen egal wie die eingehenden Informationen in Zukunft heißen – wahrscheinlich immer noch E-Mail. Es geht darum, den Informations- und Datenfluss sinnvoll zu steuern.

Die Frage lautet: Wie gehen wir mit Informationen um?
Vieles, was in dem Ausgangsbeitrag Was erwarte ich von der E-Mail der Zukunft für diese Blogparade gewünscht wird, gibt es bereits.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind in diesem Zusammenhang schon recht weit. Sie können eingehende E-Mails sofort dem passenden Vorgang auf dem Server/PC zuordnen. DMS scheitern aber oft am User, weil er Gewohnheiten über Bord werfen müsste, denn mit DMS wird der gesamte Ablauf in der Verwaltung neu organisiert. Zudem müssen alle Ordnungssysteme regelmäßig an den firmenspezifischen Bedarf angepasst werden.

Wir können also weniger an dem Medium etwas ändern als an unserem Kommunikationsverhalten. Das betrifft das Schreiben genauso wie die Möglichkeiten, wie wir erreicht werden. Auch in einem Informationssystem der Zukunft müssen Daten verarbeitet werden, egal wie sie uns erreichen. Deshalb muss jeder seine Zielsetzung genau definieren und seine Organisation anpassen. Die Systeme dazu müssen allerdings verstanden und umgesetzt werden und da hapert es heute schon bei vielen, da sie die Möglichkeiten ihres Systems nicht kennen und deshalb nicht ausschöpfen. Und bei aller Verteufelung: Outlook bietet da schon interessante Möglichkeiten. Zusatzprogramme sind darauf abgestimmt.

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1 Gedanke zu „Der tägliche Kampf mit dem Problem E-Mail – aber wer weiß was Besseres?“

  1. Die Generation Y und vor allem Z macht es schon vor: Weniger E-Mails (und wenn, dann ohne viel „Schmuh“, mehr Messanger. Ich denke, dass 80 % aller E-Mails keine aufbewahrungs- und dokumentationspflichtigen Handelsbriefe sind, sondern lediglich schriftliche Kommunikation, die genausogut mündlich oder telefonisch auszutauschen wäre.

    Für revisions- und steuerrechtlich relevante E-Mail-Inhalte solle man die Gepflogenheiten einer ordentlichen Handelskorrespondenz einhalten. Für alles andere gilt m. A. nach: Fasst Euch kurz, benutzt interne – und DSGVO-konforme (!) – Massenger-Dienste wie Microsoft-Teams, Slack und wie sie nicht alle heißen. Es gibt mittlerweile genug Alternativen, aus der E-Mail-Flut heraus zu kommen.

    Ganz wichtig ist aber die eigene Einstellung. Diese begründet sich in der Regel auf der (oft nicht vorhandenen) E-Mail-Kultur einer Unternehmung. Sofern meine Vorgesetzten immer über alles per E-Mail informiert werden wollen (es im Gegenzug aber nicht schaffen, die E-Mails je alle zu lesen oder zu beantworten…), wenn unter den Kollgen Angst herrscht, man könnte jemanden in der Informations-Kette der E-Mails vergessen haben oder grundsätzlich die Erwartung herrscht, eine E-Mail müsse innerhalb von einem Tag komplett beantwortet werden – so lange wird der Mensch ein „Sklave“ seiner E-Mails sein. Alles hausgemachter Stress!

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