Zum Jahresbeginn erfolgt häufig eine Bestandsaufnahme des verbrauchten Büromaterials. Interessant wäre die Überlegung, inwieweit die bisherigen Einkaufsmodalitäten beibehalten werden sollen.

Beschaffung von Büromaterial

Bei der Beschaffung des Büromaterials gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen, die jeweils ihre Berechtigung haben.

• Handel vor Ort
• mit Lieferservice
• verbunden mit der regionalen Wirtschaft
• individuelle Betreuung

• Online-Bestellung
• Schnelle unkomplizierte Bestellung mit Artikelnummern oder
  einer nutzerfreundlichen Navigation
• Merklisten
• Schnelles Vergleichen und Nutzen verschiedener Anbieter

 
Während in Deutschland als Online-Shop z. B. der OTTO Versand für Büromaterial genutzt wird, wird in der Schweiz und in Lichtenstein gerne mit Internetstore zusammengearbeitet.

Sinnvolle Büroorganisation bei Online-Bestellung

Es lohnt sich deshalb zu Jahresbeginn die Materialbestellung der vorangegangenen Jahre zu überprüfen. Vor allen Dingen die Bestellungen von Kleinteilen, die kurzfristig erfolgen, sollten einer genauen Überprüfung unterzogen werden.

Eine regelmäßige Bestandsaufnahme über den Verbrauch erleichtert zu Jahresbeginn eine Bestellung von Kleinteilen wie Stifte, Kleber, aber auch Paperterie.

• Was ist sinnvoll gleich zu Jahresbeginn zu bestellen?
• Welche Materialien wurden immer wieder in kleinem Umfang nachbestellt?
• Erfolgten diese Nachbestellungen von Kleinteilen mit einmaligen Bestellungen von größeren Gegenständen?
• Geben einzelne Mitarbeiter rechtzeitig Bestelllisten ab?
• Gibt es außergewöhnliche Ereignisse wie Vorträge, Präsentation aber auch Events, die nur kurzfristige Bestellungen ermöglichen?

 
Firmenspezifische Bestellvorgänge sollten zwar berücksichtigt werden, aber im Zuge von Kosteneinsparungen ggf. neu organisiert werden. Umständliche Bestellvorgänge sind mit einem erhöhten Zeitaufwand verbunden und dadurch kostenintensiv.

Dieser Vorrat an Büromaterial für das gesamte Jahr kann bei Bedarf bei späteren Bestellungen ergänzt werden. Engpässe wird es nicht geben.

Bestellung von Büromaterial

Büromaterial bei Online-Shops umfasst nicht nur den täglichen Bedarf, sondern auch alle technischen Materialen bis zur Büroeinrichtung. Deshalb ist es von Vorteil, den Lieferanten zu kennen, der schnell den notwendigen Überblick ermöglicht. Dies beschleunigt den Bestellvorgang bei außerordentlichen Bestellungen.

Wenn Sie sich einen Überblick verschaffen, welche Materialien im Büro besonders häufig anfallen, können Sie diese gleich zu Beginn des Jahres ordern. Der Vorteil bei Bestellungen größeren Umfangs sind mögliche Rabatte. Der Nachteil bei kleineren Nachbestellungen kommen bei Online-Bestellungen häufig neben Versandkosten (Porto) auch noch Verpackungskosten dazu.

Andererseits können Sie Sonderaktionen im Laufe des Jahres, die oft einen interessanten Preisnachlass bieten, bei einer Großbestellung zu Jahresbeginn nicht nutzen.

Die Versandkosten werden bei Online-Anbieter unterschiedlich ermittelt. Festpreise ab einem bestimmten Auftragsvolumen wie bei internetstore schaffen Planungssicherheit. Grundsätzlich lohnt es sich bei Bestellungen zu warten, bis sie umfangreicher sind, damit Porto- und Versandkosten wegfallen. Bei einer bestimmten Vorratshaltung ist das kein Problem.

Damit die Bestellung von Büromaterial schnell erfolgen kann, sollte das System der Bestellung zur Routine geworden sein, d. h. dass Sie die Büromaterialien, die der jeweilige Online-Shop bietet, gut kennen und entsprechend schnell finden.

So verhilft eine umfangreiche Bestellung gleich zu Jahresanfang, sich mit dem Online-Angebot des gewünschten Anbieters auseinanderzusetzen. Diese Erfahrung können Sie anschließend in die Planung bei der Bestellung von weiterem Büromaterial einbringen.

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