Eigentlich ist es ganz einfach – jeder kann Rechnungen schreiben. Allerdings hapert es öfters doch bei den Details. Wer viele Rechnungen zu prüfen hat, kann ein Lied davon singen. Vor allem (aber nicht nur) Selbstständige, die nicht aus einem kaufmännischen Beruf kommen, sollten sich wenigstens einmal eingehend mit dem Thema für ihre Bedürfnisse beschäftigen. Damit könnten Sie etliche Nachfragen, Nachbesserungen und Zahlungsverzögerungen vermeiden.

Diese Angaben müssen zwingend in jeder Rechnung  enthalten sein:
(Rechnungen B2B, außer Kleinbetragsrechnungen kleiner 150 Euro)

• Name, Anschrift und Steuernummer des Rechnungsstellers
  Vollständige Angaben machen, eine Postfachadresse genügt nicht. Es muss die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer (UStID) angegeben werden. Die Steueridentifikationsnummer dagegen hat auf Rechnungen nichts zu suchen.
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  Die korrekte Firmierung und Anschrift ist zu beachten. Im Zweifel erfragen oder recherchieren.
• Einmalige Rechnungsnummer
  Diese Nummer muss nicht fortlaufend sein, aber einmalig (ein System, das doppelte Nummern verhindert, ist zu empfehlen).
• Das Datum der Rechnung und der Zeitpunkt der Leistungserbringung
  Tatsächlich fehlt öfters das Leistungsdatum auf Rechnungen, vor allem für Dienstleistungen. Es genügt der Monat. Wird z. B. am Monatsende fakturiert, reicht ein Hinweis wie etwa:“ Soweit nicht anders angegeben entspricht der Liefermonat dem Rechnungsmonat“.
• Gegenstand der Lieferung oder Leistung
  Es muss identifizierbar sein, was geliefert oder geleistet wurde, schwammige Bezeichnungen sind zu vermeiden. Bei Handelswaren ist die handelsübliche Bezeichnung anzugeben.
• Die Umsatzsteuersätze und die Umsatzsteuerbeträge
  Bei verschiedenen Steuersätzen auf einer Rechnung müssen beide Steuersätze und -beträge getrennt ausgewiesen werden. Bei Steuerbefreiung, etwa Kleinunternehmerregelung, muss auf der Rechnung auf diese Befreiung hingewiesen werden.
• Rechnungsbetrag
  Es muss der Netto- und der Brutto-Rechnungsbetrag auf der Rechnung ausgewiesen werden.
• Rabatt- oder Bonusvereinbarungen, sonstige Minderungen
  Gibt es eine Minderungs-Vereinbarung, ist dies in der Rechnung ebenfalls anzugeben. Ausreichend ist ein Hinweis auf diese Vereinbarung, wenn diese leicht nachprüfbar ist. Skonti können, müssen aber nicht in Euro-Beträgen angegeben werden.

Nicht Pflicht, aber empfehlenswert

• Zahlungsziel
  Schlechte sind unpräzise Formulierungen wie „Nach Erhalt sofort fällig“ oder „Zahlbar innerhalb von 10 Tagen“. Rechnungen unter Kaufleuten werden automatisch nach 30 Tagen fällig. Rechnungen an Verbraucher benötigen einen entsprechenden Hinweis hierauf. Ansonsten müssen Schuldner durch Mahnung in Verzug gesetzt werden.
  Ein Kalenderdatum bezeichnet das Fälligkeitsdatum genau „Zahlbar bis „Datum“ ohne Abzug“. Danach befindet sich der Schuldner im Verzug und muss im Zweifel Verzugszinsen und Kosten für ein Mahnverfahren tragen. Je genauer formuliert, umso besser, wenn es einmal Probleme gibt.
• Kontaktdaten und Bankverbindung
  Es erleichtert ungemein, wenn Bank-Daten eindeutig und genau angegeben werden (Keine Zweig-Filialen die niemand kennt, keine Striche und sonstigen Ausschmückungen in Kontonummern, etc.). Gut leserlich sollten solche Daten auch sein.
  Eine Telefon- oder E-Mail-Adresse ist äußerst hilfreich wenn es doch einmal Nachfragen gibt und beschleunigt die Klärung (und damit meist auch die Zahlung).
• Unterschrift
  Eine Unterschrift ist grundsätzlich (mit ganz wenigen Ausnahmen) nicht notwendig. Böse Menschen könnten diese als Quittierung missbrauchen, sie müssen nur „Betrag bar erhalten“ dazuschreiben oder einen Zahl-Stempel aufdrücken. Wenn Sie Ihre Rechnungen dennoch unterschreiben möchten, müssen Sie darauf achten dass die Unterschrift nicht missbraucht werden kann, etwa in Form eines Briefschlusses, in dem im Zweifel ein Zahlungsvermerk wirklich nicht plausibel unterzubringen ist. Auch ein Zusatz „Unterschrift gilt nicht als Zahlungsquittung“ ist möglich.

Dies und Das zum Thema Rechnung

• Besonderheiten einmalig klären
  Da es in punkto Rechnungsstellung so viele Besonderheiten gibt ist es ratsam, sich einmal mit dem Thema für den eigenen Bedarf ausreichend zu beschäftigen und die Rechnungen dann entsprechend auszustellen. Im Zweifel ist der Steuerberater ein guter Ansprechpartner. Wer unprofessionelle Rechnungen stellt, wird eventuell in einem anderen Kontext auch nicht ganz ernst genommen.
• Individuelle Rechnungen
  Es ist überhaupt nichts dagegen zu sagen, wenn jemand individuell aufgemachte Rechnungen gestellt werden. Solange alle erforderlichen Angaben enthalten sind, kann die Rechnung auch wie ein Brief aufgemacht sein oder Designelemente enthalten. Gut gemacht, fallen Sie positiv auf und sind werbewirksam.
• Rechnungen zeitnah ausstellen
  Rechnungen sollten zeitnah ausgestellt werden! Ein Steuerberater sagte einmal in einem Seminar: „Ein Schreiner sollte seinem Kunden die Rechnung schicken solange ihm der neue Schrank noch gefällt“. Je eher eine Rechnung gestellt wird, umso eher und unproblematischer wird in der Regel gezahlt. Rechnungen die irgendwann oder am Jahresanfang für das alte Jahr geschickt werden, wirken unprofessionell. Viele kleine Unternehmer oder Freiberufler verschenken bares Geld, weil sie Rechnungen komplett vergessen, dann oft nur ungenügend berechnen und Zeit damit verbringen, Nachfragen zu klären weil Auftraggeber die Rechnungen nicht mehr zuordnen können. Rechnungen sofort auszustellen ist absolut normal und legitim!
• Alles richtig gemacht, aber die Zahlung kommt nicht?
  Einfach mal nachfragen! Es kann viele Gründe geben.
  Gerade in großen Firmen ist es oft so, dass der Durchlauf einer Rechnung Tage dauert, bis sie in der Buchhaltung ist. Oft ist es ohne weiteres möglich, eine Vereinbarung zu treffen, die die Situation entschärft. Eventuell kann man die Rechnungsintervalle herabsetzen (zweimal statt einmal monatlich eine Rechnung stellen, Abschlagsrechnungen stellen) oder Ähnliches. Es muss nicht immer sein, dass ein Kunde gleich zahlungsunwillig ist. Auch Fragen nach Zahlungen wirken professionell gegenüber Kunden. Oder schicken Sie zuerst einmal eine freundliche Zahlungserinnerung.
• Konsequenzen fehlerhafter Rechnungen
  Für den Aussteller fehlerhafter Rechnungen hat dies zuerst keine Konsequenz, wenn der Schuldner die Rechnungen bezahlt. Allerdings verliert der Rechnungsempfänger, wenn Pflichtbestandteile nach dem Umsatzsteuergesetz fehlen, die Berechtigung zum Vorsteuerabzug. Dies kann ihn bei größeren Beträgen immense Summen kosten. Jeder Rechnungsempfänger hat das Recht, nachträglich eine korrekt ausgestellte Rechnung zu verlangen, was immensen Aufwand für den Rechnungssteller bedeuten kann.

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