Dienstleistungen rund um Büro und Verwaltung waren lange Zeit ein Einstieg für Selbstständige, um unabhängig und frei beruflich tätig zu werden. Viele machten sich deshalb mit dem Begriff „Büroservice“ selbstständig, dabei ist Komplexität der Bürodienstleistung umfangreicher. Die Arbeit innerhalb eines Büros bzw. der Verwaltung ist aufgrund vieler verschiedener oft übergreifender Abläufe sehr vielschichtig.

Neben den klassischen Tätigkeiten wie Buchhaltung, Schreib- und Telefonservice sowie Terminierung kommen eine Vielzahl von Spezialaufgaben dazu. Diese möchte ich im folgenden genauer beschreiben.

Was einmal unter die Sammelbezeichnung Büroservice fiel, wird heute in dem Sinne nicht mehr täglich benötigt und hat sich in viele Teilaufgaben aufgespaltet. Ein guter Büroservice kann diese Bereiche durchaus ganz oder teilweise als virtuelles Sekretariat im Home-Office übernehmen. Moderne Kommunikationsmöglichkeiten verkürzen Wege, Arbeits- und Zeitabläufe.

Die Komplexität der Bürodienstleistung zeigt die breite Aufgabenpalette

Die Vielschichtigkeit der Bürodienstleistung, zeigt dass das Wirtschaftsmagazin brand eins dieser Thematik ein ganzes Themenheft gewidmet hat. Diese Komplexität der Bürodienstleistung zeigt sich auch bei den sehr unterschiedlichen Aufgaben, die heute in Unternehmen geleistet werden müssen.

Neben der klassischen Tätigkeit des Sekretariats, das täglich anfallende Arbeiten übernimmt, fallen in Büro und Verwaltung immer wieder Aufgaben an, die nicht ständig die Anwesenheit der Fachkraft erfordern. Hier ist ein spezialisierter Bürodienstleister ideal, der bei Bedarf diese Bereiche übernehmen kann. Wichtig ist jedoch, dass sich der Dienstleister in seinem Fachgebiet und in den Firmenabläufen auskennt und sich selbst nach längerer Pause wieder zurecht findet.

Spezialisierte Bürodienstleister arbeiten Hand in Hand und ergänzen sich bei Projekten und übergreifenden Tätigkeiten sowie mit den Mitarbeitern vor Ort.

Büroorganisation – Grundlage für effiziente Verwaltung

Eine gute Büroorganisation organisiert Abläufe, strukturiert und systematisiert oder übernimmt die Protokollierung rund um Projekte. Für kleine und mittelständische Unternehmen, sogenannten KMUs, ist eine solche Projektassistenz sicher nicht täglich notwendig. Sie erfordert aber gerade deshalb ein vertieftes Fachwissen dieser Bürodienstleistung.

Möglicherweise muss einer übergreifenden Büroorganisation erst eine gründliche Sortierung über einen Sortierdienst vorangehen. Damit kann der Bürodienstleister die komplexen Vorgänge eines Systems erschließen und Teilaufgaben zuordnen.

Fremdsprachen

Bieten sich für ein Unternehmen Auslandskontakte an, müssen diese ein Übersetzer in die richtige Schriftform bringen.

Fremdsprachen gepaart mit Landeskunde und Wissen zu kulturellen Eigenheiten der jeweiligen Nation können Gespräche und Verhandlungen mit den internationalen Partnern zum gewünschten Erfolg führen. Hier reicht oft ein Übersetzer nicht, sondern diese Aufgabe sollte ein Dolmetscher übernehmen.

IT-Dienstleistungen

Alle Mühe ist jedoch vergeblich, wenn der Computer nicht läuft. Neben der PC-Administration, die für die Vernetzung und Sicherheit zuständig ist, muss der richtige Ansprechpartner für Ausfälle oder ein PC-Service schnell zur Stelle sein.

Zur Vereinfachung aller Tätigkeiten kann ein IT-Dienstleister für die notwendige Software sorgen und diese den betrieblichen Gegebenheiten anpassen. Zudem übernehmen IT-Dienstleister Wartung und Administration von Servern und Systemen sowie alles rund ums Internet von der Digitalisierung bis hin zur Cloud.

Personalwesen

Personalwesen oder Personalmanagement wickeln neben Lohn- und Gehaltsabrechnung, Sozialversicherung sowie Arbeitsrecht spezielle Zusatzaufgaben im Personalbereich ab.

Dazu kommen Bewerberverwaltung, Personalcontrolling und Personalaktenverwaltung. Viele Aufgaben, die vor allem Einstellungs- und Mitarbeitergespräche betreffen werden durch zum Teil psychologisch geschulte Fachkräfte übernommen. Kenntnisse zu Sozial- und Umweltverträglichkeit sind Voraussetzung.

Erscheinungsbild – von Logo bis Website

Das Erscheinungsbild eines Unternehmens ist umfassend. Zur Grundausstattung gehört ein Logo, das sich neben den Printmedien wie Visitenkarte bis zur Farbgebung auf der Website fortsetzt. Für den optischen Bereich, das Corporate Design (CD), zeichnet in erster Linie der Grafikdesigner verantwortlich. Der Webdesigner, der als Webprogrammierer dafür Sorge trägt, dass dies entsprechend auf der Website weiterentwickelt wird, setzt die Wünsche des Kunden optisch um.

Auch bei Präsentationen, ob in Powerpoint oder für Broschüren, trägt neben dem Corporate Design ein ausgefeilter Text zum gewünschten Erfolg bei.

Texter und Lektor

Content heißt das Zauberwort, das Websites und Blogs für Nutzer interessant machen soll. Es wird immer mehr geschrieben und neben Besonderheiten bestimmter Produkte, sind für potentielle Kunden rund um das Angebot des Unternehmens weiterführende Informationen aufschlussreich.

Gute und ansprechende Texte zu schreiben, ist nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es am besten, wenn Sie sich einen Texter suchen, der Ihr Anliegen und Ihre Informationen lesegerecht aufbereiten kann.

Dass Texte immer gegengelesen werden sollen, merke ich, wenn ich nach einer gewissen Zeit alte Texte lese. Es gibt kaum einen Text, wo mir nicht doch ein Fehler unterlaufen ist und sei es nur ein falsches Anführungszeichen. Deshalb lohnt sich bei längeren Texten für Broschüren oder Inhalten auf Websites immer einen Lektor hinzuziehen.

Social Media

Die Komplexität der Bürodienstleistung geht über die reine Büroarbeit hinaus Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, Ihr Unternehmen über die Sozialen Netzwerke bekannt zu machen, müssen Sie bedenken, dass Sie viel Zeit benötigen. Deshalb ist es sinnvoll auf Administratoren zuzugreifen, die mit diesem Medium entsprechende Erfahrung und Routine haben.

Reaktionszeiten auf Kommentare müssen kurz sein und Informationen dürfen sich nicht auf plumpe Werbung zum Unternehmen beschränken. Ein Kanal bei den sozialen Medien zumal Inhalte nicht immer gleich lauten sollten.

Bürodienstleistung für Selbstständige bald ohne Büroservice und IT-Administration

Während kreative Selbstständige im Bereich Texten, Grafik- und Webdesign weiterhin selbstständig arbeiten können, wird es vor allem im Bereich Büroservice aber auch für die IT-Administration immer schwerer, die Selbstständigkeit beizubehalten.

Die Rentenversicherung definiert hier inzwischen eine sehr enge Auslegung der Selbstständigkeit, so dass Arbeiten beim Kunden oder Überbrückungstätigkeiten für kranke Mitarbeiter nicht mehr möglich sind. Heute sind Unternehmen gezwungen auch für kürzere Zeiträume Mitarbeiter fest anzustellen. Ist die Projektarbeit oder die Vertretung beendet, stehen diese Mitarbeiter anschließend ohne Job auf der Straße und kommen oft nur über Zeitarbeitsfirmen an Folgeaufträge mit allen damit verbundenen Einbußen.

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