Der Gegensatz eines Open Space Offices ist das klassische Großraumbüro, das es in der Vergangenheit, aber auch heute noch, in vielen Unternehmen gibt. Solch ein Büro ähnelt von der Kulisse eher einem Callcenter und bedeutet für die Mitarbeiter meistens hohen Stress. Ein neues Konzept stellt das offene Büro dar.
Was ist ein Open Space Office?
Grundsätzlich ist ein Open Space Office in unterschiedliche Funktionsbereiche unterteilt. So gibt es abgetrennte Bereiche für Einzelarbeiten, Gruppenarbeiten, für Telefonate und für die Pause. Dadurch ergibt sich, dass kein Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz besitzt. Jeder kann sich immer wieder einen neuen Ort zum Arbeiten suchen, je nachdem, welche Aufgabe der Mitarbeitende erledigen muss. Um die Kommunikation zu fördern, gibt es in einem offenen Büro, wie es der Name bereits vermuten lässt, mehr oder weniger keine Wände. Die einzelnen Bereiche sind stattdessen durch viel Raum abgetrennt. Für die Pausen gibt es zum Beispiel Ruheecken, in denen sich die Mitarbeitenden entspannen können.
Vorteile eines offenen Büros
Zum einen soll sich der Mitarbeiter in dem Büro während der Arbeit wohler fühlen. Auch die Kommunikation wird durch ein offenes Büro gefördert. Durch ein verbessertes Arbeiten miteinander wird auch die Kreativität gefördert. So können die Teams Probleme, besser lösen und innovative Ideen schneller finden. Folglich erhöht sich Produktivität der Mitarbeiter und der Chef oder Teamleiter hat die Leistungen der einzelnen Mitarbeiter besser im Blick.
Nachteile eines offenen Büros
Grund für die Erstellung des neuen Bürokonzeptes ist es, das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu maximieren, damit diese glücklicher und vor allem produktiver arbeiten können. Doch nicht jedem Mitarbeiter gefällt ein Open Space Office. Gerade introvertierte Mitarbeiter arbeiten oftmals lieber allein oder zumindest nur in kleinen abgetrennten Gruppen. Zudem kann das ständige Miteinander auch zu Konflikten führen. Auch das Teilen von Arbeitsplatz und Material kann zu langsameren Arbeiten führen, da sich Mitarbeiter gegenseitig behindern.
Was sollte man bei der Einrichtung eines offenen Büros beachten?
Bei der Einrichtung solch eines Büros sollte auf eine hohe Flexibilität geachtet werden. Es kann sich daher empfehlen, einen professionellen Büroausstatter, wie zum Beispiel myworkspace by Lyreco, hinzuzuziehen. Generell gilt: Flexible Schreibtische und Stühle sowie Laptops und Tablets sorgen für freieres Arbeiten. Auch höhenverstellbare Tische fördern die Kreativität und Produktivität. Für einen Funktionsbereich für Gruppenarbeit und Kundenmeetings sollte es einen großen Tisch geben, an dem viele Stühle stehen. Außerdem sollte Platz für Präsentationen, zum Beispiel durch Flipcharts, möglich sein. Auch ein Beamer mit Leinwand eignet sich hierfür sehr gut. Ein Bereich mit Loungemöbeln und/oder Stehtischen eignen sich als alternativer Arbeitsplatz. So kann der Mitarbeitende seine Körperposition während der Arbeit immer wieder verändern. Dies schont Rücken und Nacken.
Um den Lärmpegel möglichst gering zu halten, sollte es separate Räume zum Drucken, Telefonieren und Aktenvernichten geben. Gerade Telefonate können schnell die Aufmerksamkeit auf sich ziehen und sind daher einer der häufigsten Ablenkungsquellen. Was in einem offenen Büro ebenfalls nicht fehlen darf, ist ein sozialer Raum, in dem sich Mitarbeiter zusammenfinden können. Am besten befindet sich dort eine kleine Küche. Ist dies nicht der Fall, sollte es zumindest einen kleinen Kühlschrank, eine Kaffeemaschine und Mikrowelle geben. Pflanzen eigenen sich, den Raum wohnlich zu gestalten.
Da die Einrichtung eines offenen Büros für viele Unternehmen eine große Herausforderung darstellt, gibt es professionelle Büroausstatter, die auf die entsprechenden Bedürfnisse und Wünsche eines Unternehmens achten und das Büro genau so ausstatten, dass es zu den Mitarbeitern und den Zielen derer passt.
So kann eine Sitzung Open Space Büro ablaufen
Als Erstes sitzen alle Teilnehmer in einem Kreis und stellen sich kurz vor. Der Moderator nennt Ziele, Grenzen und Ressourcen und gibt anschließend eine Einleitung in das Thema. Jeder Teilnehmer kann sich dann zu dem Thema äußern und Anliegen äußern, die der Moderator anschließend auf der Flipchart festhält. Danach kann sich jeder Teilnehmer einem Anliegen zuordnen und in einer Gruppenphase Ideen und Lösungen sammeln. Abschließend werden die Ergebnisse gesammelt, ausgewertet und die Umsetzung besprochen.
Fazit
Offene Büros kommen in immer mehr Unternehmen zum Einsatz. Große Vorteile sind die vereinfachte Kommunikation, die geförderte Kreativität und die daraus resultierende erhöhte Produktivität.
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