Digitalisierung wird in allen Lebensbereichen immer wichtiger und gerade bei der Digitalisierung im Büro ist es Zeit, auf digitale Hilfen umzusteigen. Mit Apps und Programmen erleichtert die Digitalisierung den Büroalltag. Viele Anbieter haben heutzutage solche Apps und Programme im Angebot, die die Digitalisierung des Büros vereinfachen. Doch wie funktioniert der Ausbau am besten?

Digitalisierung im Büro – Mitarbeiter vorbereiten und einbeziehen

Einer der wichtigsten Punkte der Digitalisierung bezieht sich nicht auf die Programme und Apps selbst, sondern auf die Menschen, die später damit arbeiten sollen. Nicht jeder Mitarbeiter tut sich mit Neuheiten, neuen Arbeitsmethoden und Prozessen leicht. Vielen fällt die Umstellung auf ein digitales Arbeiten schwer. Daher ist es wichtig, die Mitarbeiter nicht nur vorzubereiten, sondern auch entsprechend einzubinden. Warum ist das so? Wer etwas vorgesetzt bekommt, in das er sich einarbeiten muss, um weiter mithalten zu können, reagiert erst einmal mit Unwillen.

Anders ist es, wenn der Mitarbeiter schon von Anfang an in den Entscheidungsprozess mit eingebunden wird und seine Mithilfe gerne gesehen ist. Möglich ist zum Beispiel, Mitarbeiter zu fragen, wo sie Probleme in den Arbeitsabläufen sehen und ihnen darzulegen, warum und wie ein bestimmtes Programm dieses Problem lösen kann. Auch könnte man sie fragen, wie ihrer Meinung nach ein geeignetes Programm für die eigene Firma aussehen müsste, damit dieses eine Arbeitserleichterung darstellt. So eingebundene Mitarbeiter stehen der Digitalisierung weniger skeptisch entgegen als solche, die nur etwas lernen sollen, was ein anderer für sie ausgesucht hat.

Welche Aufgaben erleichtert die Digitalisierung?

Viele Aufgaben, die im Büro anfallen, haben mit der eigentlichen Arbeit wenig zu tun. Es müssen Dokumente erstellt, Formulare formatiert und diverse Telefongespräche geführt werden. Insbesondere Verwaltungstätigkeiten lassen sich nicht vermeiden, stören aber den Arbeitsalltag immens. Hier können verschiedene Programm Abhilfe schaffen, die einen Büroservice anbieten. Mithilfe dieser Programme können Sie Teile der Verwaltungsarbeit und der Kundenbetreuung so digitalisieren, dass sie automatisch ablaufen. Viele Arbeiten, die ohne eine solche Software einzeln händisch erledigen müssen, verschwinden so aus dem Arbeitsalltag und es bleibt mehr Zeit, sich auf das wesentliche zu konzentrieren.

Was sind die Vorteile einer Digitalisierung im Büro?

Außer der Zeitersparnis durch die Auslagerung von einzelnen Arbeitsschritten zu Software oder Apps kommt auch eine Kostenersparnis. Diese ergibt sich natürlich einerseits aus der eingesparten Arbeitszeit, aber auch Verbrauchsmaterialien fallen durch eine Digitalisierung in weniger großem Maße an. Vor allem Papier wird gespart. Damit vermindern sich nicht nur Kosten, sondern es auch die Umwelt geschont. Auf weitere Materialien wie Büroklammern, Tacker, Stifte und ähnliches können Sie immer häufiger verzichten.

Drucker und Kopierer sind weitestgehend überflüssig und damit aus einem digitalisierten Büro vermehrt wegzudenken. Der Übergang zum papierlosen Büro wird damit erleichtert. Ein weiterer Vorteil ist das Tempo innerhalb eines digitalisierten Büros. Während bei einem physischen Vorgang geht viel Zeit verloren, wie zum Beispiel dem Schreiben einer Nachricht auf Papier, da der Empfänger diese Nachricht auch in Papierform erhalten muss. So kann eine E-Mail schneller versendet werden. Noch schneller geht es mit einem Chatprogramm, das die Mitarbeiter untereinander nutzen. Während in einer E-Mail oft noch die Anrede und eine Grußformel an Anfang und Ende gehören, können die Beteiligten bei einem Chat darauf verzichten. So wird täglich eine Menge Schreibzeit eingespart.

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