Ein virtuelles Büro war zunächst das Fundament bei selbstständigen Bürodienstleistern. Inzwischen steht der Begriff auch für Geschäftsadressen, die angemietet werden können. Und letztendlich ist das Homeoffice heute auch eine Art Dependance einer Firma außerhalb des Unternehmens und damit ein virtuelles Büro. Jedes Modell hat bestimmte Schwerpunkte, die sich auch ergänzen können.

Ein virtuelles Büro als flexibles Büro
– vermindert Aufwand und Kosten

Eine wichtige Gemeinsamkeit eines virtuellen Büros ist die Flexibilität in der Anwendung. Diese Form flexibler Bürolösungen geht weit über Ballungszentren hinaus. Ferner können virtuelle Büros Kosten senken, denn Firmen benötigen für ihr Unternehmen nicht mehr so viele Büroräume. Die Aufgaben reichen von Organisation über Software bis zur Sicherheit von Daten.

Lange Anfahrtswege für Mitarbeitende entfallen. Selbstständige Bürodienstleister müssen nur selten zu Besprechungen in Unternehmen und die angemietete Geschäftsadresse verkürzt die Wege für die Kunden. Das Homeoffice ist eine Ergänzung zur Arbeit vor Ort und kann mithilfe der technischen Mittel teilweise den persönlichen Kontakt ergänzen.

Virtuelle Büros als Geschäftsadresse sind inklusive Infrastruktur veränderlich buchbar. Wichtig ist hier im Allgemeinen eine repräsentative Geschäftsadresse in Innenstädten sowie die Erreichbarkeit über alle digitalen Kanäle. Zusätzlich haben Mitarbeitende die Möglichkeit, dass sie kurzfristig in Ruhe Besprechungen bzw. Büroarbeit in entsprechend eingerichteten Räumen nachgehen können. Ferner bieten die Räume Möglichkeiten für persönliche Kundengespräche.

Bei Bedarf kann diese Geschäftsadresse durch einen Sekretariatsservice ergänzt werden. Dort mieten Interessenten für bestimmte Tätigkeiten – in allererster Linie Telefonservice – diesen maßgeschneiderten Sekretariatsservice online an.

Virtuelles Büro – die freundliche Stimme im Off

Vor allem Einzelunternehmer, aber auch Starter sind begeistert ein virtuellen Sekretariat nutzen zu können. Irgendwo weit weg vom Firmensitz haben Sie eine Dame, die Ihnen die in Ihren Augen notwendigsten Aufgaben abnimmt. Vor allem in der Gründungsphase entlastet so ein Büroservice Starter, die sich so ausschließlich ihrem Kerngeschäft widmen können.

Wichtiges Kriterium
Die telefonische Erreichbarkeit – vor allem, wenn diese Unternehmer viel unterwegs sind, ist ein wesentlicher Punkt für ein virtuelles Büro, denn Telefonate müssen bearbeitet bzw. Termine für Besprechungen und Geschäftsreisen koordiniert werden. Dazu kann bei Bedarf die Vorbereitung für Vorträge in verschiedener medialer Verarbeitung kommen. Das fängt bei Powerpoint an und geht bis zu einer aufwändigen Videobearbeitung – Aufgaben, die besonderes Wissen voraussetzen. Auf der anderen Seite werden sich wiederholende Routinearbeiten wie allgemeine Büroarbeiten abgearbeitet, zum Beispiel einfache Schreib- und Buchungstätigkeiten übernommen.

Das virtuelle Büro bietet mehr

Eine freundliche Stimme am Telefon für das Kundenmanagement, das Koordinieren von Terminen, eintippen von Belegen, sind unterschiedliche Routinetätigkeiten, die ein mobiler Büroservice leistet. Das lässt sich gut in einem Homeoffice erledigen. Das virtuelle Büro geht aber weiter und bietet eine Geschäftsadresse, die eine Firma mieten kann, einen maßgeschneiderten Rundumservice, der Offline-Kontakte mit Kunden nicht ausschießt.

Viele Aufgaben in einer gut geführten Verwaltung benötigen jedoch Einfühlungsvermögen und die schnelle Auffassungsgabe für firmenspezifische Verfahrensweisen. Das Erfassen betrieblicher Zusammenhänge ist die Grundlage für eine funktionierende Verwaltung. Eine erfahrene Fachkraft bietet die notwendige Unterstützung und leistet entsprechende „Hintergrundarbeit“. Hier ist es wichtig, dass eine mobile Büroassistenz zur Verfügung steht, die Arbeiten unternehmensnah im Betrieb genauso erledigen kann wie in ihrem Homeoffice. Dabei setzen Unternehmen weniger auf externe Mitarbeiter, sondern schaffen dem eigenen Personal die Möglichkeit, die Arbeiten von zu Hause aus zu erledigen. Diese Mitarbeitenden kommen nur von Zeit zu Zeit für den persönlichen Austausch in die Firma.

Auch eine Assistenz auf Zeit macht ein eigenes Sekretariat und angemietete Büroräume nur bedingt notwendig. Der persönliche Kontakt zu einem Bürodienstleister vor Ort schafft Vertrauen. Hier sind die selbstständigen Bürodienstleister eine Alternative. Sie arbeiten oft projektbezogen oder helfen bei Engpässen in der Urlaubszeit oder bei Krankheit aus. Der Einsatz dieser mobilen Sekretärin / dieses mobilen Sekretärs schafft Sicherheit bei allen Beteiligten, da Unternehmen gerne auf die bekannten externen Aushilfen zurückgreifen.

Der Wert der Leistung – eine Frage der Definition

Eines der Kriterien, warum sich vor allem Starter für ein Online-Büro interessieren, ist der oft günstige monatliche Preis. Das virtuelle Büro ist überall erreichbar, gerne auch in Indien, was sich eben im Preis niederschlägt. Dass es heute nicht mehr sinnvoll ist, Aufgaben rund um die Welt zu schicken, zeigen die Grenzen der Globalisierung. Dazu kommt, dass die Digitalisierung ein großer Stromfresser ist und sollte in Zeiten der Energieknappheit immer zusätzlich bedacht werden. Zudem kann es Komplikationen bei der interkulturellen Kommunikation geben. Diese Dienstleister können somit in erster Linie nur Routinearbeiten übernehmen. Bei Netzausfall kann es zusätzlich zu Komplikationen bei Terminen kommen.

Der mobile Einsatz eines Bürodienstleister liefert zudem keine „Pakete von der Stange“, sondern richtet sich flexibel nach den individuellen Kundenwünschen. Qualität und Professionalität bieten dem Unternehmen Sicherheit. Letztendlich weiß das Unternehmen, was für ihn das Können und die Erfahrung eines Bürodienstleister wertvoll macht. Selbstständige Dienstleister für den Büroservice übernehmen oft nicht nur die alltäglichen Routineaufgaben im Büro. Der Einsatz ist entsprechend flexibel.

Die gemietete Geschäftsadresse ist nur eine Ergänzung zu einem bestehenden Unternehmen, um den Kundenkontakt zu vereinfachen und damit unabhängig vom Firmensitz zu sein.

Das Homeoffice bietet für Unternehmen und Mitarbeitende Vorteile, vor allem wenn ein regelmäßiger Kontakt mit dem Unternehmen vor Ort stattfinden kann.

Alle Lösungen sind umweltfreundlich, da sie den Verkehr entlasten und den Energieverbrauch reduzieren. Größere Bürokomplexe werden so oft überflüssig.

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