Eine virtuelle Sekretärin entastet. Unternehmen sehen sich heute vielen Herausforderungen ausgesetzt und müssen ihren Kunden einen guten Service bzw. ein gutes Produkt anbieten können. Dennoch steigt der Kostendruck in den letzten Jahren konsequent an. Trotz des Drucks der Branche, die Fixkosten senken zu müssen, muss jeder Mitarbeiter ständig für die Kunden erreichbar sein. Eine optimale Erreichbarkeit zeigt professionelles Handeln im Sinne der Kunden und ein hoher Grad an Professionalität. Allerdings kostet die ständige Erreichbarkeit auch sehr viel Geld und verschlingt Unsummen an Fixkosten.

Wie kann eine virtuelle Sekretärin Ihrem Unternehmen helfen?

Viele Unternehmen weichen daher auf Digitalisierungsmaßnahmen zu, um die eigenen Kosten zu senken und die Arbeitsläufe effizienter zu gestalten. Der Vorteil eines virtuellen Assistenten ist bekannt. Dieser nimmt einem viele Arbeiten ab und dient als Organisationsgenie in Zeiten mit viel Ortsabwesenheit.

Die Digitalisierung hat auch das Online Sekretariat salonfähig gemacht und bietet eine bequeme Integration der Arbeitsabläufe. Alternativ dazu müsste das Unternehmen eine oder gar mehrere Sekretärinnen einstellen, was wiederum die Kosten nach oben treibt. Mit der Einstellung einer Sekretärin oder eines persönlichen Assistenten in Vollzeit setzt man eine wichtige Maßnahme, um das Unternehmen schlanker und effizienter zu machen. Die administrative Unterstützung wirkt sich positiv auf die Unternehmensergebnisse aus und schafft zusätzliche Optionen für freie Ressourcen, die anderwärtig genutzt werden können.

Welche Tätigkeiten übernimmt eine virtuelle Sekretärin?

Diese Sekretärinnen erfüllen Verpflichtungen wie Terminverwaltung, Dateneingabe, Verwaltungsaufgaben oder übernehmen Telefonate. Innovative Lösungen können sogar die Buchhaltung machen. Es zeigt sich deutlich, dass aufgrund der Vielfalt der Einsatzfähigkeit auch die Nachfrage nach persönlichen Dienstleistungen steigt. Häufig spricht man deshalb inzwischen auch von einer virtuellen Assistenz.

Ein virtueller Assistent ist nicht nur effizienter, sondern kostet auch viel weniger Geld. Bedenken Sie bitte, dass Sie für den virtuellen Assistenten auch keine Sozialleistungen bezahlen müssen. Außerdem entfällt das Risiko von Krankheit. Auch die Urlaubszeit müssen Sie für eine echte Sekretärin einkalkulieren. Wenn Sie alles zusammenzählen, sind die Gesamtkosten für Ihr Unternehmen viel höher, als Sie sich vorstellen können. Man sollte niemals vergessen, dass das Service eine Wertschöpfung für das Unternehmen darstellt. Dafür bezahlen Kunden viel Geld. Es fließt auch in die Berechnung der Margen ein, weshalb man diesen Faktor niemals unterschätzen sollte. Die Anforderungen an das Online Sekretariat sind also enorm.

Wie funktioniert das virtuelle Sekretariat

Um die Kundenbeziehungen besser pflegen zu können, muss die persönliche Kommunikation stimmen. Aufgrund der bereits eingangs erwähnter Bedingungen gelingt dies im hektischen Geschäftsalltag nicht immer. Als Kunde erwartet man sich aber immer eine Auskunft, wenn die Rufnummer des Unternehmens gewählt wird. Durch das Online Sekretariat findet der Kunde immer einen Ansprechpartner und kann eine Lösung für sein Problem erwarten. Viele Anbieter nehmen aber nicht nur einfach das Telefon ab. Sie bieten Ihren Kunden auch eine fundierte Auskunft, die von qualifizierten Mitarbeitern erfolgt. Offene Fragen werden umgehend an den Auftraggeber weitergeleitet und der Kunde kann mit einer unverzüglichen Antwort auf sein Problem rechnen.

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