Das Versenden von Geschäftsdokumenten auf digitalem Weg wird für viele Unternehmen immer attraktiver. Mittlerweile nutzen sie dafür intelligente Softwarelösungen zum Beispiel für eine Online-Gehaltsabrechnung.
Das Digitalisieren von Dokumentmanagementprozessen entlastet ganze Abteilungen in wenigen Schritten. Ein häufig erstelltes Dokument, das jeden Monat an alle Mitarbeitenden versendet wird, ist die Gehaltsabrechnung. Damit der postalische Versand der Gehaltsdokumente nicht zu einem kostspieligen und zeitintensiven Prozess für Personalabteilungen wird, lohnt es sich, den Prozess zu digitalisieren.
Was ist eine Online-Gehaltsabrechnung? Wie funktioniert sie?
Der Arbeitgeber ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Gehaltsabrechnung in Textform zur Verfügung zu stellen. Eine Online-Gehalts- oder Lohnabrechnung ist ein elektronisches Dokument, das die Zusammensetzung des Lohns oder Gehalts für einen bestimmten Zeitraum dokumentiert. Es dient somit als Hilfestellung und Beleg, um die Zahlung entsprechend nachvollziehen und archivieren zu können.
Elektronische Gehaltsabrechnung online zustellen
Bei der elektronischen Zustellung können Unternehmen die Gehaltsabrechnungen wie gewohnt in ihrem dafür vorgesehenen System erstellen. Anschließend wird das Dokument anstelle des Drucks per Knopfdruck verschlüsselt an einen Softwareanbieter wie die d.velop AG übermittelt. Danach übernimmt dieser die digitale Verteilung und Zustellung der Dokumente.
Hybride Zustellungsmöglichkeit: Gehaltsabrechnung online und per Post
Alternativ bieten manche Softwareanbieter auch hybride Zustellungsmöglichkeiten an, sodass der Empfänger die Wahl zwischen reinen Online-Gehaltsabrechnungen und dem klassischen Versand per Post hat. Im letzteren Fall übermittelt ein Unternehmen die Dokumente ebenfalls verschlüsselt an den Softwareanbieter, der im Anschluss für den Druck, die Kuvertierung, Frankierung und analoge Zustellung zuständig ist.
Versenden von Online-Gehaltsabrechnungen ist attraktiv
Aktuell ist ein klarer Aufwärtstrend in puncto digitale Post zu erkennen. In diesem Zusammenhang verfolgen viele Unternehmen zurzeit das Ziel, auf digitale Gehaltsbescheinigungen umzustellen. Denn: Unternehmen können mit Vorteilen auf verschiedenen Ebenen rechnen.
1. Zeit und Kosten sparen durch digitale Zustellung
In der Regel ist der Prozess beim postalischen Versand von Gehaltsdokumenten immer gleich: Das Dokument wird online erstellt, gedruckt und im Anschluss kuvertiert, frankiert und versendet. Wenn diese Schritte pro Gehaltsabrechnung für alle Mitarbeitenden jeden Monat durchlaufen müssen, wird eins sofort klar: Das kostet viel Zeit und verursacht Kosten an mehreren Stellen wie Personal, Druck oder Porto.
Im Gegensatz dazu ist es möglich, den Prozess bei der digitalen Zustellung von Dokumenten viel schlanker abzubilden.
Bei Online-Gehaltsabrechnungen sind lediglich zwei Schritte notwendig: die digitale Erstellung und elektronische Zustellung. Somit können Unternehmen Zeitaufwand und zusätzliche Kosten einfach vermeiden. Konkret heißt das für Sie: reduzierte Personalkosten, der Wegfall von Porto- und Druckkosten – und somit mehr Zeit und Geld für die wichtigeren Dinge.
2. Gehaltsdokumente online in Echtzeit zustellen
Auf dem postalischen Weg sind die Gehaltsdokumente gerne mal ein paar Tage unterwegs, bis sie beim Empfänger ankommen. Das geht bei der Gehaltsabrechnung online deutlich schneller. In wenigen Sekunden landet die Gehaltsabrechnung im digitalen Postfach des Empfängers oder der Empfängerin. Es gibt sogar die Möglichkeit, den Prozess der digitalen Zustellung zu automatisieren, sodass Sie die Mitarbeitenden Ihrer Personalabteilung maximal entlasten können.
3. Gesetzeskonforme Zustellung nicht nur von HR-Dokumenten
Bei HR-Dokumenten gibt es in Bezug auf Datensicherheit eine Reihe an Aspekten zu beachten, da sie bestimmten gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz unterliegen. Der Versand von Gehaltsabrechnungen per E-Mail ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Zum Glück gibt es mittlerweile Softwarelösungen wie die d.velop postbox, die eine rechtsgültige elektronische Zustellung von Gehaltsdokumenten ermöglichen.
Auch gibt es grundsätzlich keine rechtliche Vorschrift, die ein Unternehmen dazu zwingt, die Entgeltabrechnung in Papierform auszustellen. Laut Gewerbeordnung ist es lediglich notwendig, die Abrechnung des Arbeitsentgelts in Textform auszustellen. Mehr zum Thema digitale und rechtskonforme Zustellung von Gehaltsabrechnungen erfahren Sie im Artikel „Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform – gibt es das?“ der d.velop AG.
4. Digitaler Zugriff auf Gehaltsdokumente im Postfach
Durch die digitale Zustellung werden die Gehaltsdokumente im digitalen Briefkasten gespeichert und können somit zu jeder Zeit abgerufen werden. Neben Gehaltsdokumenten können auch Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsbescheinigungen elektronisch in den digitalen Briefkasten des Empfängers zugestellt werden. Zudem können weitere Dokumente wie Rechnungen, Schriftwechsel oder Steuerunterlagen, seien diese privater oder geschäftlicher Natur, abgespeichert werden. Somit dient der digitale Briefkasten als zentraler Speicherort für Dokumente jeglicher Art und kann vom Endnutzer auch kostenlos für private Dokumente genutzt werden.
Fazit: Digitalisierung bei der Gehaltsabrechnung ist die Zukunft
Im Vergleich zur digitalen Zustellung von Gehaltsdokumenten bieten Online-Gehaltsabrechnungen nicht nur Unternehmen, sondern auch ihren Mitarbeitenden vielseitige Benefits. Während der postalische Versand die Prozesskosten, Zeit- und Energieressourcen in die Höhe treibt, minimiert die Zustellung der Gehaltsabrechnung online diese Kosten. Für den kurzen Blick, den wir unserer Lohnabrechnung monatlich schenken, ist der Aufwand beim klassischen Versand definitiv zu hoch. Stattdessen können Mitarbeitende im eigenen digitalen Briefkasten Dokumente jeglicher Art organisieren und sicher sowie DSGVO-konform aufbewahren. Das ist eine Win-win-Situation für beide Parteien.
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