Eine Wissensdatenbank erleichtert Mitarbeitern den Zugriff auf Firmenwissen. In jeder Firma gibt es einen Wissenspool, der das Firmenwissen speichert. ESS-Software erleichtert den Zugriff auf dieses Wissen und ermöglicht dem einzelnen, selbstständig Änderungen vorzunehmen. Im Home-Office unterstützt die Anwendung von ESS unabhängiges Arbeiten.

Wissensdatenbank und Selbstmanagement

Home-Office ist zurzeit das Schlagwort. Nicht wenige stehen dem Home-Office skeptisch gegenüber. Das liegt teilweise daran, dass sich manche Mitarbeiter alleingelassen fühlen. Vor allem haben einige das Gefühl, dass sie auf bestimmtes Wissen in der Firma nicht schnell zugreifen können. Vor allem bei Routineanfragen fühlen sie sich manchmal hilflos.

Im Büro wissen Sie, welchen Kollegen Sie fragen können, ohne sich dabei eine Blöße zu geben. Anderseits können Sie auf bestimmte Informationen schnell zugreifen, um Ihre Arbeit reibungslos fortzusetzen. Für beides benötigen Sie aber nicht zwingend den persönlichen Kontakt im Büro. Softwaresysteme erleichtern die Abfrage in Wissensdatenbanken.

Manche Firmen sind schon früh dazu übergegangen Arbeitsschritte, Kundendaten, Lieferwege und Prozessabläufe in Datenbanken anzulegen. Vielfach verpflichtet dazu die Qualitätssicherung. Wissen verschiedener Abteilungen und Prozesse sind also bereits dokumentiert und als Daten vorhanden.
Diese losen Enden müssen nun zusammengefügt werden, sodass Mitarbeiter jederzeit auf dieses Wissen zurückgreifen können.

Personalmanagement erleichtern

Auch die Personalabteilungen automatisieren Prozesse, die anschließend Mitarbeiter:innen selbstständig bearbeiten können. Um dieses Wissen zu nutzen, spricht man von einem Employee Self Service (ESS)

ESS kann in Human Resource Software (HR-Softbware) eingebaut werden. Dieses „Personalinformations-System“ ist bei der Erfassung, Verarbeitung, Bearbeitung sowie der Analyse personenbezogener Daten in einer Organisation behilflich.

War schon früher der Kontakt zum Personalmanagement schwierig, so ist dieser persönliche Kontakt vom Home-Office aus nahezu unmöglich. Vor allem, wenn es sich um einfache Vorgänge handelt, die für den Einzelnen wenig Aufwand bedeuten, sollte das Personalmanagement nicht damit behelligt werden.

Über dieses Tool können Mitarbeitende nun unkompliziert ihre Daten ändern oder Anträge stellen. Zunächst können Sie einfach Ihre persönlichen Daten anpassen zum Beispiel, wenn Sie umziehen oder sich die Handynummer ändert. Aber auch Urlaubsanträge können Sie so unkompliziert von zu Hause eingeben.
Das erleichtert vor allem dem Personalmanagement die Arbeit, weil diese administrativen Prozesse zeitaufwändig sind, wenn sie für mehrere Mitarbeiter anfallen.

Mitarbeitende ergänzen ihre persönliche Personalakte auf diese Weise unabhängig von der Personalabteilung. Aber das ist nur ein Aspekt wie Mitarbeiter:innen ESS nutzen können.

Die Wissensdatenbank im Home-Office nutzen

Die Problematik, die sich im Home-Office ergibt, ist der Zugriff auf alle Bereiche, die mit dem Aufgabenfeld des jeweiligen Mitarbeitenden zu tun haben. Deshalb muss jeder Mitarbeitende auf eine gemeinsame Wissensdatenbank zugreifen können „Sie nutzen eine eigene HR-Wissensdatenbank, mit der Sie Wissen mit Ihren Mitarbeitern auf einfache Art und Weise teilen.“

Um die Datensicherheit aller firmeninternen Vorgänge und des Firmenwissens zu gewährleisten, ist ein Intranet notwendig. Darauf können die Mitarbeiter:innen vom Home-Office aus zugreifen. Selbstverständlich müssen hierzu alle weiteren Sicherungsmaßnahmen berücksichtigt werden und der Zugang für Dritte muss im Home-Office ausgeschlossen sein.

Das könnte Sie auch interessieren

• Büro oder Home-Office: die Vor- und Nachteile im Überblick
• Motivation im Home-Office – nicht immer leicht