Geht es Ihnen auch so, dass Sie bei Aktenvernichtung zuerst an Papier und Reißwolf denken? Dabei sind bei Akten Dokumente allgemein gemeint und dazu gehören auch Datenträger aller Art. Ist der normale Reißwolf schon nicht immer datenkonform, wird es bei Datenträgern noch komplizierter.

Aktenvernichtung muss das sein?

Beim Schreddern von Akten fallen dem einen oder anderen bestimmt die Skandale der letzten Zeit ein, wo wichtige Belege verschwunden sind. Aber diese Vorfälle sind die Ausnahme und haben sich schon in Zeiten der reinen Papierakten nie ganz verhindern lassen.

Einer der bekanntesten Gründe, warum Akten vernichtet werden, ist das Ende der Aufbewahrungsfristen. Endlich können Sie im Archiv wieder Platz schaffen. Dazu kommt, dass durch PC und Drucker immer noch viel zu viel Papier in Büro und Verwaltung anfallen, das Sie oft nicht einfach ins Altpapier werfen können.

Zudem ist der Mensch haptisch veranlagt und machte ganz gerne handschriftliche Notizen. Hier ein paar Beispiele:

• ein Passwort mit dem entsprechenden Konto
• die Telefonnummer von einem potentiellen Kunden
• ausgedruckte Entwürfe zu Projekten mit Notizen
• Gesprächsnotizen zu Mitarbeitergesprächen oder Teamsitzungen

Natürlich stehen dafür Reißwölfe zur Verfügung. Diese erfüllen jedoch nicht die Bestimmungen des Datenschutzes. Bestimmte Dokumente müssen Sie sicher entsorgen, das heißt sie dürfen nicht mehr rekonstruierbar sein. Wie die Beispiele zeigen, darf dieses Papier nicht in die falschen Hände geraten.

Vieles davon müssen Sie schon aus Datenschutzgründen entsprechend vernichten. Bestimmte Notizen dürfen schon gar nicht im Papierkorb landen, wo letztendlich jeder Zugriff hat und dessen Inhalt anschließend fast unbeschädigt ins Altpapier gelangt.

Vor der Vernichtung kommt die Sicherheit

An erster Stelle steht überall die Datensicherheit. Das Problem des Datenschutzes heißt es scherzhaft, sitzt vor dem Bildschirm. Einige Mitarbeiter gehen immer noch zu lasch mit Daten um – online wie offline. Das passiert auch, weil entsprechende Anweisungen oder Programme fehlen. Aber es sind nicht nur ungesicherte Daten, die für zu viele einsehbar sind. Patientendaten auf der Mülldeponie So eine Schlagzeile lässt viele erschrecken. Aber auch andere Listen mit Adressen aus Verwaltungen werden achtlos einfach in den Papiercontainer geworfen. Dabei ist hier nicht einmal der normale Reißwolf eine Alternative, um Dokumente professionell zu vernichten. Theoretisch lassen sich die Papierstreifen nämlich wieder zusammensetzen. Dazu kommt die digitale Erfassung von Daten zu Kunden, Lieferanten, Projekten und Schriftverkehr, die firmenspezifische Informationen enthalten. Deshalb müssen die Datenträger entsprechend entsorgt werden.

Warum Sie Datenträger vernichten sollten, kann verschiedene Ursachen haben:

• Daten können auch auf beschädigten Datenträgern rekonstruiert werden.
• Datenträger verfügen über Back-ups aus Vorjahren, die im Allgemeinen weite Bereiche von Firmendaten umfassen.
• Festplatten, die nicht mehr funktionieren, aber dennoch für Könner noch Daten zur Verfügung stellen.
• Das gleiche gilt für kleine Datenträger bis zu SSD-Karten.

Datenträger zu formatieren reicht nicht aus, wenn diese Datenträger das Unternehmen verlassen. Zudem ist das bei beschädigten Datenträgern gar nicht mehr möglich.

Nicht immer ist die professionelle Vernichtung des Datenträgers notwendig. Doch spätestens, wenn sich sensible Kundendaten darauf befinden, muss eine professionelle Vernichtung der Datenträger schon wegen der DSGVO aus datenschutzrechtlichen Gründen erfolgen.

Ein wesentlicher Punkt vor dem Schreddern von Datenträgern ist die Bestätigung, dass „die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden.“

Regionale Ansprechpartner

Gerade im Bereich sensibler Daten ist ein Vertrauensverhältnis wichtig. Dies kommt am besten durch einen persönlichen Kontakt zustande. Vor allem Mittelständische Unternehmen arbeiten eher regional. Aber wie ist gerade in diesem sensiblen Bereich der Akten- und Datenvernichtung die Sicherheit gegeben, dass ein Interessent ein seriöses Unternehmen findet, das alle Sicherheitsstandards und Qualifizierungen vorweisen kann? Das haben sich auch einige mittelständische Dienstleister im Bereich Aktenvernichtung überlegt und sich deshalb zu einem bundesweiten Verband zusammengeschlossen. Das bedeutet bundesweite Präsenz mit regionaler Kompetenz. In dem neuen Internetportal MAMMUT zur Daten- und Aktenvernichtung finden Sie Ihren regionalen Anbieter, der sich auf Ihre individuellen Bedürfnisse einstellen kann.

Regionale Anbieter legen entsprechend kürzere Strecken zurück. Das wirkt sich nicht nur auf die Kosten aus, sondern ist auch ein wichtiger Beitrag zum Umweltschutz.

Der Umweltaspekt bei der Aktenvernichtung

Regionale Anbieter haben kurze Lieferwege und tragen hiermit schon zu aktivem Umweltschutz bei.

Der überwiegende Teil der Akten ist nach wie vor Papier. Dieses landet – auch das aus dem Reißwolf – im Allgemeinen im Altpapier. Dort sind alle Papiersorten wie buntes Papier, Zeitungspapier, aber auch verschmutztes Papier vereint. Das wird zwar recycelt, taugt aber meist nur noch für Toilettenpapier. Ein gutes System der Aktenvernichtung ermöglicht sortenreines Papier, das aus weißem bedrucktem Papier besteht. Daraus kann nun wieder weißes Papier entstehen.

Regionale Dienstleister, z.B. in Baden-Württemberg oder in Stuttgart, eigenen sich für kleinere Betriebe besonders gut. Die Kosten sind aufgrund der kurzen Wege überschaubar. Der persönliche Kontakt ermöglicht einen individuellen Service. Durch Erfahrung in ihrem Spezialbereich – das gilt für Bürodienstleister genauso wie für Entsorgungsunternehmen – sind sie dennoch in der Lage, bei größeren Unternehmen Aufgaben zu übernehmen.

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