Schon bevor die DSGVO 2018 in Kraft trat, galten in Deutschland strenge Regeln für die Verarbeitung von Daten in Unternehmen. Bereits seit Dezember 2014 gelten nämlich die GoBD: Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Dieser Text definiert grundlegende Regeln für die Buchführung, an die sich Unternehmen und Unternehmer aller Größenordnungen zu halten haben.

Vom kleinen Online-Blogger oder Handwerker bis zum global operierenden Industriekonzern sind alle betroffen, die Buchführung betreiben. Wir zeigen in diesem ausführlichen Artikel, was die Grundsätze beinhalten, wer die Einhaltung kontrolliert, was die Folgen von Verstößen sind und wie man sich am besten informiert, damit es nicht soweit kommt.

Was enthalten die GoBD?

In den GoBD enthalten sind zahlreiche Vorschriften und Pflichten. Deren unterschiedliche Schwerpunkte sind GoBD-konforme

• Arbeitsweisen
• Office-Software
• vollständige Verfahrensdokumentation

und

• revisionssichere Archivierung

 
Seit dem Inkrafttreten der GoBD ist von Betrieben nachzuweisen, dass alle Geschäftsvorfälle genau aus den Büchern abzulesen sind und dass steuerlich relevante Dokumente entsprechend ihrer jeweiligen Aufbewahrungsfristen GoBD-konform abgespeichert sind. Sogar E–Mails müssen zum Teil jahrelang in einem Archiv abrufbereit gesichert sein. Betroffen sind sämtliche E-Mails samt Anhang, deren Inhalt eines oder mehrere der folgenden Dokumente enthält:

• Aufzeichnungen über Geschäftstätigkeiten
• Bilanzen
• Buchungsbelege
• Bücher
• Eingegangene Geschäftsbriefe
• Eingegangene Handelsbriefe
• Inventare und Inventarauflistungen
• Jahresabschlüsse
• Lageberichte des Betriebs
• Organisatorische Unterlagen
• Rechnungen
• Unterlagen mit steuerlicher Relevanz
• Versandte Geschäftsbriefe
• Versandte Handelsbriefe
• Bücher und Aufzeichnungen
• (Arbeits-/Betriebs-) Anweisungen, die zum Verständnis mindestens eines der Dokumente notwendig sind.

Besonderheiten bei E-Mails

Dabei müssen E–Mails und Anhänge so gespeichert werden, dass jederzeit zweifelsfrei nachvollzogen werden kann, welcher Anhang zu welcher E–Mail gehört.
Nur wenn weder die E–Mail selbst noch ihr Anhang in irgendeiner Form wichtig für die Besteuerung ist, kann man sie bedenkenlos löschen. Was als steuerrelevant gilt, ist aber nicht zentral geregelt. Daher ist es sinnvoller, lieber zu viele als zu wenige E–Mails zu speichern, um sonst notwendige Einzelfallentscheidungen zu vermeiden. Mit dem bloßen Abspeichern von E–Mails und Dateien ist man aber noch nicht aus der Verantwortung. Denn die GoBD geben Richtlinien vor, denen die Datenspeicherung genügen muss, damit die Archivierung als GoBD-konform, rechtssicher und zulässig gilt. Um diese Anforderungen zu erfüllen, müssen gespeicherte E–Mails und die dazugehörigen Dateianhänge diese Kriterien erfüllen.

Sie müssen:

• vollständig sein
• vor dem Zugriff durch Dritte und vor nachträglicher Veränderung geschützt sein (manipulationssicher)
• jederzeit verfügbar sein.
• Ihre maschinelle Les- und Auswertbarkeit muss gewährleistet sein.
• Die Aufbewahrung muss mindestens über die Dauer der Aufbewahrungsfrist sichergestellt sein.
• Die Dokumente müssen in digitaler Form vorliegen.

 
Die besagte Dauer der Aufbewahrungsfrist hängt von den konkreten E–Mails, ihrem jeweiligen Inhalt und Anhang ab. Handels- und Geschäftsbriefe muss man lediglich 6 Jahre archivieren, während man auf Belege und Rechnungen mindestens 10 Jahre lang den Zugriff sichern muss. Diese Aufbewahrungsfristen laufen überhaupt nicht ab, wenn die Festsetzungsfrist der Steuern noch nicht abgelaufen ist, für welche die Dokumente wichtig sind.

Wer überprüft, ob die GoBD ausreichend eingehalten werden?

Mittels einer Bilanzprüfung stellt das Finanzamt fest, ob die Buchführung in einem Betrieb den Ansprüchen der GoBD genügt. Eine Bilanzprüfung ist bei Großbetrieben regelmäßig Pflicht, während Kleinstbetriebe nur stichprobenartig nach dem Zufallsprinzip überprüft werden.

Welche Folgen drohen bei einem Verstoß?
Generell gilt, dass sich die Konsequenzen immer nach der Schwere des Verstoßes richten. Die Folgen, die unmittelbar auftreten, sind:

• Abmahnung durch das zuständige Finanzamt
• Aufforderung zur Nachbesserung
• Erneute und verschärfte Kontrollen in den Folgejahren

Dazu kommen, je nach Sachlage und Ausmaß des Verstoßes oder der Verstöße:

• Hinzuschätzungen zu Umsatz und Gewinn durch das Finanzamt
• Steuernachzahlungen inklusive Nachzahlungszinsen
• Weiterleitung an die Strafsachen- und Bußgeldstelle des Finanzamts
• Weiterleitung an die Staatsanwaltschaft
• Anzeige

 
Zu einer ernsthaften Strafverfolgung und Anklage kann es kommen, wenn ein hinreichender Tatverdacht besteht, dass die Vermögenslage des Unternehmens verfälscht dargestellt oder einzelne Positionen verschleiert wurden. Abhängig von der Sachlage kann es zu Verfahren wegen Steuerhinterziehung, Bilanzfälschung, Kursmanipulation, Betrug, Unterschlagung und ähnlichen Tatbeständen kommen.
Wie kann man sicherstellen, dass man GoBD-konform arbeitet?

Die GoBD sind bewusst so konzipiert, dass man die Verantwortung für ihre Einhaltung nicht ohne Weiteres an Dritte, wie einen Steuerberater, abtreten kann. Man muss sich als Unternehmen selbst um ihre Einhaltung kümmern. Ein guter Anfang ist es, GoBD-konforme Buchhaltungssoftware im Betrieb zu nutzen. Außerdem sollte man sich selbst und andere Organe des Unternehmens auf die Richtlinien, ihre Einhaltung und deren Dringlichkeit aufmerksam machen.

Dieses kostenlose E-Book über die GoBD klärt über alle relevanten Sachverhalte ausführlich auf.

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