Ich hatte diesen Artikel ursprünglich einmal wegen Weihnachtsmails geschrieben. Aber die Problematik beim Arbeiten mit Verteilerlisten bei E-Mails besteht natürlich das ganze Jahr. Verteilerlisten bei E-Mails sind eine wunderbare Arbeitserleichterung, aber die Adressen dürfen natürlich nur für bestimmte Personen sichtbar sein.
Deshalb haben sich bei einem größeren Kontaktkreis beim E-Mail-Versand Verteilerlisten bewährt. Leider vernachlässigen viele Absender, dass sie dabei beim Versand datenschutzrechtliche Vorgaben berücksichtigen müssen. Die Nichteinhaltung kann sogar so strafrechtlichen Konsequenzen nach sich ziehen.
Datenschutz bei Verteilerlisten von E-Mails beachten
In Verteilerlisten können bestimme Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter oder sonstige Kontakte zugeordnet und mit geringem Aufwand immer wieder verwendet werden. Auch Teilnehmer von Arbeitskreisen oder Projekten lassen sich wie andere Gruppierungen von Mitarbeitern so zusammenfassen.
Dennoch: Wer einen Verteiler nutzt sollte aufpassen. Unternehmen sind sogar verpflichtet ihre Mitarbeiter über Datenschutzrichtlinien und deren Einhaltung aufzuklären. Vor allem seit der Einführung der DSGVO sind Unternehmen verpflichtet, hier besonders sorgfältig vorzugehen.
Aus Datenschutzgründen dürfen Sie E-Mail-Adressen von externen Korrespondenzpartner nicht in die für alle Empfänger sichtbaren Empfängerzeilen „An ->“ oder „CC ->“ eintragen. Denn so erhält jeder Empfänger die E-Mail-Adressen aller anderen Empfänger. Das ist problematisch, weil Sie damit ohne Berechtigung personenbezogene Daten weitergeben.
Selbst, wenn es nicht um Datenschutz ginge, könnten Unbefugte zum Beispiel bei Marketingaktionen an den Adressbestand des Unternehmens gelangen. Zudem erfahren ggf. nicht nur die Angeschriebenen, mit wem dieses Unternehmen Kontakte hat bzw. aufbauen möchte. Für den Wettbewerb wäre eine solche E-Mail-Adressensammlung ein „reich gedeckter Tisch“
Beherrschen des E-Mails-Programms
Unabhängig, ob Sie Outlook oder ein anderes E-Mail-Programm nutzen, sollten Sie unbedingt neben der Empfängerzeile „An ->“ die Funktionen „CC ->“ und „BBC ->“ kennen.
- A -> Empfänger: für alle Empfänger sichtbar
- CC -> weitere Personen, die über das Mail informiert werden sollen: für alle Empfänger sichtbar
- BCC -> Verteilerliste: für niemanden sichtbar
Nicht selten passiert es, dass die Verteilerliste in CC: eingefügt wird z. B., weil das „BBC“ nicht sichtbar ist. Die Namen und E-Mailadressen sind nun für alle Angemailten sichtbar.
Äußerst problematisch ist, dass Sie damit Firmeninterna preisgegeben. Der Empfänger kann sehen, mit welchen Kunden und Interessenten Kontakt besteht. Zum anderen ist es aber auch ein Ärgernis für die Personen, die auf der Verteilerliste sichtbar sind. Die E-Mail-Adressen stehen nämlich damit jedem zur Verfügung, der das E-Mail mit dem Verteiler erhalten hat.
Verteilerlister in BBC einfügen
Verteilerlisten sind im Adressverzeichnis verfügbar. Diese haben Sie vorher über den Menüpunkt „Extra“ im Adressbuch unter einem aussagefähigen Überbegriff zusammengestellt. Die gewünschte Verteilerliste können Sie durch anklicken markieren und anschließend durch ein Klick in BBC eingefügen:
Oft ist BBC nicht automatisch sichtbar. Aktivieren Sie diese Funktion über Optionen.
Eine Nichtbeachtung kann zu ernsthaften Konsequenzen führen. So wurde vom BayLDA ( Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht, Datenschutz-Aufsichtsbehörde für den nicht-öffentlichen Bereich in Bayern) gegen eine Unternehmensleitung ein Bußgeld wegen offenen E-Mail-Verteilers verhängt. „Da in manchen Unternehmen dieser Fragestellung offensichtlich nicht die entsprechende Bedeutung beigemessen wird“
Die Unternehmensleitung ist verpflichtet, Mitarbeiter sind entsprechend zu unterweisen. In der Begründung eines Gerichtsurteils, warum die Unternehmensleitung belangt wird, geht das Gericht davon aus. Außerdem besteht die Forderung die Mitarbeiter entsprechend anzuweisen und den Vorgang zu überwachen. Beachtet ein Mitarbeiter diese Verfahrensweise nicht, kann dies eine Abmahnung unter Umständen sogar eine Kündigung zur Folge haben.
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