In Zeiten des papierlosen Büros erscheinen manchen Leuten Stempel eher überholt. Sie erledigen alles digital und legen Dokumente nach Möglichkeit in der Cloud ab. Genau hier liegt die Krux. Diesen Umgang mit Dokumenten und wichtigen Informationen machen sich gerne Kriminelle zu nutze. Und so bekommen Stempel wieder vermehrt Beachtung.
Stempel erleichtern die Arbeit
Dass das papierlose Büro ein Wunsch ist, hat sich vielfach gezeigt. Vor allem im Zeitalter der Digitalisierung erscheint ein Stempel nahezu anachronistisch. Deshalb kommen inzwischen wichtige Informationen wieder vermehrt auf dem Postweg. Das gilt vor allem bei der Vergabe von Passwörtern bei Behörden und Versicherungen.
Vor allem Anfragen von Banken und Sparkassen nehmen diesen Weg. E-Mails mit Forderungen nach Kundeninformationen von vornherein ausgeschlossen. Das Papier bleibt also ein Bestandteil der Verwaltung genauso wie der Posteingang in Papierform.
Auf der anderen Seite unterscheiden sich das Versanddatum und der Eingang des Briefes oft um einige Tage. Der Eingangsstempel mit dem entsprechenden Datum kann hier eine wichtige Rolle spielen, wenn es um Termine geht. Das Pendant dazu ist der „Erledigt-Stempel“, der ebenfalls oft mit einem Datum verknüpft ist.
Der Hersteller Trodat Printy ist mit ihren Datum- und Textstempeln besonders bekannt. Jedenfalls ist mir das Logo geläufig. Trodat Stempel bieten vor allem bei Arbeiten innerhalb der Verwaltung eine Arbeitserleichterung.
Den Stempel als Firmenstempel oder Faksimile einsetzen
Vor allem bei Verträgen kommt der Firmenstempel häufig zum Einsatz. In einem Urteil des BGH vom 23.1.2013 – XII ZR 35/11 heißt es dazu:
„Der Firmenstempel neben einer Unterschrift wahrt die Schriftform beim Abschluss von Gewerbeverträgen.“
In Firmen, in denen noch eine große Anzahl von Dokumenten unterzeichnet werden muss, wird gern der Faksimilestempel eingesetzt. So sind sie unter Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen oder auch Kündigungen nicht selten. Vor allem bei Quittungen ist ein Unterschriftstempel ein beliebtes Werkzeug.
„Das Faksimile ist eine Kopie oder Reproduktion der handschriftlichen Unterschrift, z.B. ein Stempel mit der Namensunterschrift.“
Einen Faksimile-Stempel können Sie sich speziell angefertigten lassen. Er ist eine genaue Kopie der Unterschrift einer bestimmten Person. Hierbei handelt es sich meist um die Unterschrift des Geschäftsführers oder einer anderen Person, die für den entsprechenden Aufgabenbereich verantwortlich ist.
Diese Beispiele der Firmen- und Faksimilestempel zeigen, wie wichtig eine individuelle Erstellung der Textplatte ist. Hierbei spielt langjährige Erfahrung eine große Rolle.
Wie sieht es aus mit der Rechtssicherheit?
Die rechtlichen Vorgaben für die Schriftform sind unter § 126 im Bürgerlichen Gesetzbuch zu finden. Ohne notarielle Beglaubigung hat eine Faksimileunterschrift keine rechtliche Gültigkeit – siehe §126 Abs. 1. Die Faksimile-Unterschrift kann auch eine autorisierte Person (meistens die Sekretärin) für Dokumente verwenden. Das ist vor allem dann der Fall, wenn die verantwortliche Person häufig außer Haus ist. Damit ist es möglich mit dem Unterschriftstempel viele Dokumente schnell und lesbar und vor allem termingerecht zu unterzeichnen.
Stempel sind schwer zu fälschen und dienen damit der Beurkundung wie eine Unterschrift oder ein Siegel. Wie schon beim Faksimilestempel aufgezeigt, ist die Schriftform maßgeblich bei einer Unterschrift. Deshalb sollten Sie bei Verträgen auf alle Fälle selbst unterschreiben. Da Sie Verträge nicht allzu häufig unterzeichnen, ist Ihre Originalunterschrift zu bevorzugen.
Stempel können Sie also in erster Linie verwenden, um häufige Arbeitsgänge zu vereinfachen und den zeitlichen Ablauf eines Vorgangs zu belegen. Vor allem Belege für die Buchhaltung oder Quittungen bzw. Gebühren können Sie so zügig bearbeiten.
Stempel an sich unterliegen zwar keiner rechtlichen Regelung, können aber durchaus in Streitfällen berücksichtig werden. Hier bieten sich innerhalb der Qualitätssicherung schriftliche Anweisungen an, die aufzeigen, wer berechtigt ist, bestimmte Stempel für die entsprechenden Aufgabenbereiche zu benutzen.
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