Die Idee, dass mit dem Computer weniger Papier verbraucht wird als mit der Schreibmaschine, erwies sich schnell als Trugschluss. Zum Papierverbrauch kommen also noch Druckkosten. Es wird gedruckt, was das Zeug hält. Seit der PC auf dem Markt ist, hat sich der Papierverbrauch um ein Vielfaches gesteigert. Der Drucker ist ein Engeriefresser in mehrfacher Hinsicht. Hier können Sie auf vielen Ebenen Kosten einsparen.

Den meisten ist bewusst, dass sie mit dem Material und damit mit den Ressourcen sorgfältiger umgehen müssen, aber im Büroalltag geht das leider noch viel zu oft unter.
 

Drucker billig – Patrone teuer

Neulich habe ich mir einen Vierer-Pack aller notwenigen Patronen gekauft. Zwei Tage später hat mein Drucker aufgegeben. Also habe ich mir passend zu den Patronen einen neunen Drucker gekauft. Da waren Patronen dabei. Der Drucker MIT Patronen war um drei Euro preiswerter als die vier gekauften Patronen.

Dennoch ist das Thema „Drucken“ komplex und die Kosteneinsparung geht über die Patrone hinaus. Mein Beispiel zeigt allerdings, dass die Patrone ein hoher Kostenfaktor beim Drucken ist. Kein Wunder als, dass die Verbraucherorganisation „Consumer Report“ in den USA zu dem Ergebnis kam, dass Druckertinte teurer als Chanell Nr° 5 bzw. Champagner sei.

Während Drucker gewissermaßen verschenkt werden, holt der Hersteller seine Kosten für die Herstellung von Druckern mehrfach wieder über die Druckerpatronen rein. Inzwischen ist es bekannt, dass Sie bei einem besonders preiswert erscheinenden Drucker besonders teure Patronen anschaffen müssen, die zudem oft schnell aufgebraucht sind.

E-Mail-Management-Systeme

Vor allen Dingen E-Mails werden viel zu häufig für zu viele Personen ausgedruckt. Das ist verständlich, denn E-Mails gehen oft nur an einen Empfänger. Möchte er mehrere Beteiligte informieren, gibt Ausdrucken die Sicherheit, dass die richtigen Personen darauf zugreifen können.

Mit einem E-Mail-Management-System ist es möglich, das E-Mail direkt auf dem Rechner im dazugehörigen Vorgang zu speichern. So hat jeder, der mit dem Vorgang befasst ist, die Möglichkeit, auf diese Mail zuzugreifen. Damit erübrigt sich ein Ausdrucken. Zudem ist der Vorgang gleichzeitig an der richtigen Stelle archiviert.

Die fortschreitende Digitalisierung der Verwaltung trägt zur Vermeidung unnötigen Papierverbrauchs zusätzlich bei.

Drucker anschaffen – aber welchen?

Die Entscheidung, ob Tinten- oder Laserdrucker, hängt von mehreren Faktoren ab. Der große Nachteil bei Tintendruckern ist, dass die Tinte trocknen muss. Das geht zwar unverzüglich, dennoch kommt es hin und wieder zu möglichen Ausflockungen einzelner Buchstaben nach dem Druck. Falls das Papier nass wird, kann auch später der Druck noch verfließen.

Die Druckqualität der Farben ist bei Tintendruckern ist inzwischen mit Laserdruckern gleichzusetzen. Dazu kommt, dass der Tintendrucker nicht so viel Feinstaub freisetzt wie ein Laserdrucker. Laserdrucker sollten deshalb immer in einem separaten, möglichst abschließbaren Raum stehen.

Der Vorteil bei Laserdruckern ist, dass Sie den Druck selbst bei Farbdruck sofort verwenden können. Beim Tintendrucker kann es je nach Intensität der Farbe etwas dauern, bis die Farben beständig sind.

Druckkosten senken – Druckpatronen sparsam verwenden

Druckkosten können Sie vor allem bei der Tinte sparen. Deshalb sollten Sie auf ein paar Dinge achten.

• Stellen Sie die Entwurfsversion ein, und drucken Sie nur wichtige Dokumente in Standard oder einer höheren Qualität aus. Druckereigenschaften wie „Graustufen“ und Entwurf/Schnell lassen sich leicht festlegen. Den passenden Drucker mit der rechten Maustaste anklicken und die gewünschten Optionen wählen.
• Achten Sie darauf, den Drucker erst auszustellen, bevor Sie die Stromleiste für alle Geräte deaktivieren. Kann der Drucker nicht richtig abschalten, schließt er die Druckpatronen nicht, so dass sie leicht austrocknen können. Ärgerlich ist, dass beim Abschalten durch das Reinigen der Düsen ein nicht unerheblicher Teil der Tinte verloren geht.

 
Die Praxis der billigen Drucker mit den teuren Patronen ist ärgerlich, Auswege zahlen sich meist nicht aus. Allerdings können Firmen, die ihre Drucker zu reellen Preisen mit günstigen Patronen verkaufen, kaum Käufer finden.

Das Nachfüllen von Patronen hat sich nicht bewährt. Sind diese Shops eine Zeit lang regelrecht aus dem Boden geschossen, findet man sie heute immer seltener. Zu oft haben die Patronen nach der Befüllung den Drucker verschmutzt, so dass der Drucker manchmal nicht mehr gebrauchsfähig war. Zudem war in die Originalpatrone ein Chip eingebaut, der leer anzeigte, unabhängig von der Neubefüllung. Das Befüllen ist oft mit einem Risiko verbunden.

Wer einen Farbdruck oder gute Druckqualität möchte, kann dies direkt vor dem Ausdruck im jeweiligen Programm einstellen. Der Drucker stellt nach Abschalten automatisch wieder auf die gewünschten Vorgaben zurück.

Damit ist gewährleistet, dass die Patronen länger halten und Sie die Farben wirklich nur bei Farbdrucken verwenden. Wobei ich auch gelesen habe, dass die schwarze Tinte weniger verbraucht wird, wenn alle Patronen genutzt werden. In wieweit das stimmt, habe ich allerdings nirgends gefunden.

Energie

Neben dem bewussten Umgang mit Druckerpatronen lassen sich über den Energieverbrauch Kosten einsparen.

Inzwischen können Sie die Drucker so einstellen, dass sie nach einer bestimmten Zeit in Standby-Modus gehen und wieder sie wieder aktivieren, wenn Sie wieder drucken wollen. Das Ein- und Ausschalten ist nicht mehr notwendig, da der Tintendrucker durch diesen Modus nur sehr wenig Strom benötigt. Im Gegenteil, beim Ausmachen wird jedes Mal ein automatischer Reinigungszyklus gestartet, bei dem Tinte verloren geht. Das verursacht mehr Kosten als der Stromverbrauch im Standby-Modus.

Außer dem Standby-Modus stellen viele Drucker automatisch auf den Suspend-Modus, einen Bereitschaftsbetrieb, um. Wer seinen Drucker selten nutzt, sollte ihn wirklich nur bei Bedarf anmachen. Das wirkt sich nicht nur auf den Stromverbrauch aus, sondern Sie belasten damit auch die Patronen weniger.

Natürlich ist es wichtig, dass der Drucker mit Hilfe einer Steckdosenleiste am Ende des Arbeitstages zusammen mit allen anderen Geräten ausgeschaltet wird. Diese Steckdosenleiste können Sie über Funk steuern und somit vom Stromnetz trennen. Davor müssen Sie den Drucker jedoch getrennt ausschalten, damit der Drucker für die Patronen in eine „geschützte“ Stellung gehen kann. Damit verhindern Sie, dass die Patronen austrocknen.

Drucken hat verschiedene Aspekte

Neben den Kosten durch teure Patronen kommen der Energie- und der Ressourcenverbrauch hinzu. Papier kann heute vielfach durch die Digitalisierung von Abläufen eingespart werden. Das hilft nicht nur den Kosten, sondern auch der Umwelt.

Es gibt verschiedene Ansatzpunkte, die Kosten beim Drucken zu verringern:

• Energieverbrauch ist abhängig von der Druckerart und kann entsprechend geregelt werden.
• Ausdruck ist selten in Topqualität notwendig.
• Patronen sind für den Kauf des Druckers ausschlaggebend.
• Nur wirklich das ausdrucken, was wirklich notwendig ist.

Papier richtig nutzen

Inzwischen hat es sich herumgesprochen, dass Sie nicht alles, und schon gar nicht mehrfach ausdrucken sollten. Wer wenig druckt, benötigt nicht nur weniger Papier, sondern Sie sparen zusätzlich Toner und Energie – und damit allgemein die Druckkosten.

So viel zur Theorie. Wer sich in seinem Umfeld umsieht, stellt schnell fest, an der Umsetzung zum Sparen der Druckkosten hapert es. Dabei gibt es eine Reihe von Tipps, die schnell umgesetzt werden können und so zur Routine werden.

Die Grafik von ROTOLONGO zeigt in wenigen Schritten, wo die Schwerpunkte für Änderungen in der täglichen Routine beim Drucken anders gesetzt werden können.

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