Der Sommer hat begonnen. Viele Mitarbeiter möchten genau in den wenigen Wochen der Schulferien gleichzeitig Urlaub machen. Vor allem die Vorgesetzten kleiner Betriebe müssen trotzdem sicherstellen, dass genug Personal arbeitet, um den Betrieb aufrecht zu halten.

Die meisten kleineren Betriebe nutzen zur Urlaubsplanung noch den klassischen Wandkalender. Dieser kostet zwar wenig, stößt jedoch schnell an seine Grenzen. Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub machen möchten, wird er zudem schnell unübersichtlich.

Ein geregelter, integrierter Antragsprozess ist so nicht gegeben. Mitarbeiter machen Absprachen oft zwischen Tür und Angel. Dies birgt ein großes Risiko, dass die Urlaube nicht entsprechend in Übersichten landen. Zudem macht dies eine zuverlässige und effiziente Mitarbeiterplanung schnell zu einem zeitaufwändigen Prozess.

Doch genau in diesem Bereich kann spezielle Software für kleinere Unternehmen helfen, viel Zeit zu sparen und endlich Übersichtlichkeit und Transparenz in die Urlaubsplanung zu bringen.

Ich möchte in diesem Artikel gerne die zwei gängigsten Möglichkeiten für die Mitarbeiter Urlaubsplanung aufzeigen und vergleichen, wie eine Software die Urlaubsplanung verbesser kann.

Urlaubsplanung mit Excel – eine gern genutzte Möglichkeit

Jeder kennt Excel und wohl fast jedes Unternehmen hat Excel. Grundsätzlich eignet sich Excel auch gut, um die Urlaubsplanung für seine Mitarbeiter zu organisieren.

Die Vorteile sind deutlich, wenn Unternehmen Excel bereits nutzen:

• Die Mitarbeiter sind damit vertraut.
• Die extrem flexible Funktion ist bekannt.
• Sämtliche individuelle Regeln, die irgendwie denkbar sind, können umgesetzt werden

 
Allerdings kennen die meisten Mitarbeiter nur die Grundfunktionen von Excel. Die weitreichenden Nutzungsmöglichkeiten sind den wenigsten bekannt.

Schwierigkeiten für eine interaktive Urlaubsplanung mit Excel sind deshalb nicht von der Hand zu weisen, denn:

• Kostenlose Vorlagen im Internet eignen sich im Allgemeinen nicht für den individuellen Einsatz.
• Ein übernommenes Dokument muss man entsprechend überarbeiten bzw. Sie müssen selbst ein Dokument von einem Excel-Spezialisten in Ihrer Firma erstellen lassen.
• Umfassende Kenntnisse und Erfahrung mit Excel sind notwendig und der Mitarbeiter, der dieses Dokument erstellt, muss einiges an Zeit investieren.
• Unkundige Mitarbeiter können Daten oder Formeln aus Versehen schnell verändert oder gar löschen. Das kann im schlimmsten Fall zum dem Verlust aller Daten der Vergangenheit bzw. bereits von künftigen Planungen führen.

 
Mit diesem Problem im Hinterkopf müssen Sie den Zugang auf den Urlaubsplaner beschränken. Ein interaktives System in dem alle Mitarbeiter eigenständig ihre Wünsche angeben und auf diese Weise gleichzeitig ihren Urlaub beantragen, den unmittelbar eine übergeordnete Person bestätigt, können Sie so nur schwer realisieren.

Solange Ihr Excel-Spezialist mit der Erstellung von einer Datei zur Planung von Mitarbeiterurlaub befasst ist, verursacht diese Ressourcenbindung Kosten. Das System erfordert Pflege bei neuen oder ausscheidenden Mitarbeitern. Außerdem zeigt die Erfahrung, dass der Programmierer immer wieder Änderungswünsche der Datei vornehmen muss, was wiederum Arbeitszeit bindet.

Online-Urlaubsplaner – der Spezialist

Eine professionellere Alternative sind Online-Urlaubsplaner. Dabei handelt es sich um Online-basierte Softwareprogramme, die speziell für die Urlaubsplanung geschrieben sind.

Anders als bei Excel ist sein einziger Zweck die übersichtliche Planung von Urlauben in kleinen Teams oder Betrieben.

Der Vorteil eines solchen Online-Urlaubsplaners liegt in seiner Spezialisierung:

• Die Mitarbeiter haben alle ihren eigenen Online-Urlaubskalender.
• Jeder kann in diesem Planer unabhängig seine Urlaubsanträge stellen.
• Vorgesetzte können sich direkt über den Antrag informieren und diesen entsprechend genehmigen oder ablehnen.
• Diese transparenten Antragsprozesse vermeiden Missverständnisse und jeder hat damit auch seinen Jahresresturlaub direkt im Blick.

 
Besonders für Vorgesetzte ergeben sich noch weitere Vorteile. Online-Urlaubsplaner zeigen direkt auf, wie viele und welche Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt schon im Urlaub sind. So kann der Vorgesetzte eine Entscheidung, ob er einen neuen Urlaubsantrag genehmigen kann, ohne den laufenden Betrieb signifikant zu stören, schneller und objektiver fällen.

Sehr bequem ist auch die Möglichkeit von überall per Smartphone auf den Urlaubsplaner zuzugreifen.

Online heißt natürlich nicht kostenlos. Online-Urlaubsplaner kosten meist eine geringe monatliche Gebühr je nach Anzahl der Mitarbeiter. Durch die Spezialisierung auf das Thema Urlaubsplanung sind im Allgemeinen alle Erfordernisse für eine sinnvolle Urlaubsplanung erfüllt.

Mein Fazit

Hat Ihr Unternehmen drei Mitarbeiter oder mehr, machen Sie sich auf jeden Fall Gedanken, ob und wie der Wandkalender zur Urlaubsplanung abgelöst werden kann.

Sind fortgeschrittene Kenntnisse in Excel vorhanden, die Verantwortung über den Urlaubsplaner klar definiert und herrscht eine gesunde Kommunikationskultur, ist eine Excel-Urlaubsplanung eine praktikable Möglichkeit.

Für alle anderen und jeden, der gerne klare Antragsprozesse und eine gute Übersicht sowohl für Mitarbeiter als auch Vorgesetzte hat, ist ein Online-Urlaubsplaner genau das Richtige. Zwar sind solche Systeme nicht kostenlos, jedoch innerhalb weniger Minuten eingeführt und startklar und bedürfen keiner weiteren Administration wie ein Excel-Urlaubsplaner.

Alle Daten liegen gesichert in der Cloud. Mit dem Zugriff auf die Cloud können Urlaubstermine auch von unterwegs eingesehen werden. Das ist ein großer Vorteil bei der Terminplanung für mehrere Personen.

Zum besseren Verständnis zu den Funktionen des Urlaubsplaners schauen Sie doch unter Urlaubsplaner. Im Chat können Sie mir Ihre Fragen dazu direkt stellen.

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