In unregelmäßigen Intervallen häufen sich Artikel, in denen über die hohe Arbeitsbelastung im Job geschrieben wird. Krankheiten werden nicht auskuriert, die ständige Verfügbarkeit oder pausenloses Durcharbeiten und unbezahlte Überstunden werden beklagt.
Neben dem berühmten Hamsterrad wird allgemein darauf hingewiesen, dass Arbeitnehmer sich überfordert fühlen und immer weniger motiviert sind. Die Zeit ist stets knapp. Zeitfresser liegen aber auch in der Ablenkung.

Dass diese ständige Überforderung bei der Arbeit zu Fehlern führt, ist eine Binsenweisheit. Oft liegen die Probleme nicht im System, sondern an einer sinnvollen Zeiteinteilung.

Vor allem Selbstständige, die sich ihre Zeit über den Tag gut aufteilen, stellen spätestens am Nachmittag fest, dass sie ihr Tagespensum nicht erreicht haben. Selbst wenn das Tagespensum richtig eingeschätzt ist, geht die Zeit irgendwie über den Tag verloren.

Zeitfresser: Die Zeit „verdaddelt“

Wer ehrlich zu sich ist, bmerkt: heute wieder Zeit „verdaddelt“. Vor allem das Internet ist ein Zeitfresser höchster Güte. Aber auch sonst neigen Menschen dazu, sich ablenken zu lassen und wenn es nicht andere tun, dann schaffen sie das selbst ebenfalls sehr gut. In einer Untersuchung wurde herausgefunden, dass Arbeitnehmer alle elf Minuten eine neue Tätigkeit beginnen, unabhängig davon, ob die Tätigkeit davor abgeschlossen war. Immerhin kommt die Hälfte dieser Unterbrechungen durch die Arbeitnehmer selbst und nicht durch Einflüsse von außen zustande wie E-Mails, Telefonate oder Kollegen.
Ganz nebenbei: viel Zeit geht auch durch Suchen verloren 🙂

Grundsätzlich fällt es Menschen schwer gedanklich, bei der Sache zu bleiben, wie in der gleichen Untersuchung festgestellt wurde. Dabei macht die es nicht zufriedener, wenn sie sich selbst ablenken.

Dennoch sollten Sie Ihrem Geist ein bisschen „Freiheit“ schenken, denn wenn Sie Ihre Blicke schweifen lassen, entspannt er sich nicht nur, sondern öffnet sich. Für den Psychologen und Wissenschaftsjournalisten Daniel Goleman gehören Konzentration und Abschweifen zusammen. Leistungen können sich damit durchaus verbessern und führen zeitweise sogar zu den berühmten Geistesblitzen, die vor allem für Kreative und Erfindungen notwendig sind. Als „wandernder Geist … kann er sich auch auf etwas Wertvolles zubewegen.“

Es ist also nicht unbedingt verlorene Zeit, die Sie mit anderen Gedanken oder Beschäftigungen verbringen.

Zeitfresser erkennen

Wenn Sie wirklich nicht wissen, „wo die Zeit bleibt“, sollten Sie für ein paar Wochen über Ihre Aktivitäten Buch führen. Das hilft Ihnen, Ihre Tätigkeit und den Aufwand dafür einzuschätzen. Gerade die „freie Zeiteinteilung“ für einen Selbstständigen ist verführerisch, durch das Gefühl alle Zeit der Welt zu haben, wenn nicht gerade ein Termin außer Haus ansteht.

Schließlich sollte dieser Spruch nicht zur Regel werden 🙂

Natürlich ist eine so strenge Buchführung sehr aufwändig. Meist wissen Sie, wo Sie Zeit verlieren. Dennoch ist den wenigsten Menschen bewusst, wie viel Zeit sie für manche Tätigkeiten benötigen und kalkulieren zu wenig ein. Wenn Sie also Ihr Tagespensum nicht erreichen, kann es durchaus daran liegen, dass Sie den zeitlichen Aufwand unterschätzt haben und nicht, dass Sie sich mit Unwesentlichem beschäftigt haben.

Probieren Sie mit diesem Tool von Spiegel online aus, welche Zeitfresser besonders zeitintensiv sind und welche Zeiten sie völlig falsch einschätzen. Bei mir ist das die Recherche für Artikel, bei der mir jegliches Zeitgefühl verloren geht, weil ich von Hölzchen auf Stöckchen komme. Gerade dieser Artikel zeigt mit den vielen Links, welche unterschiedlichen Aspekte bei der „verlorenen“ Zeit möglich sind.

Der richtige Umgang mit der Zeit hängt viel mit Konsequenz und Disziplin zusammen. Wenn Sie erkannt haben, wo Ihre Zeit bleibt und wie gerne Sie sich ablenken lassen, fällt es Ihnen leichter Ziele zu setzen, wie Sie Ihren Arbeitstag einteilen wollen.

Akzeptieren Sie Tage, an denen Sie nicht so recht vorwärts kommen. Vielleicht neigen Sie auch dazu, bestimmte Tätigkeiten aufzuschieben, um sie dann in letzter Minute noch fertigzustellen. Prokrastination ist erst ein Problem, wenn Sie Termine nicht mehr einhalten. Ansonsten ist die Bearbeitung „auf den letzten Drücker“ oft sehr effektiv. Wenn Sie sich aber nur unter Stress setzen, weil Sie zu oft Zeit verlieren, suchen Sie ihre Zeitfresser.

Ziele setzen – Zeitfresser erkennen

Dass sich jeder Ziele setzen soll, ist kalter Kaffee. Aber wer tut es wirklich ernsthaft für jeden Tag, zumindest aber für jede Woche? Ernsthaft heißt: das Ziel muss schriftlich fixiert sein, als sei es ein Vertrag mit sich selbst.

SMART ist eine gängige Formel zu einer sinnvollen Zielsetzung.
Mir hilft es tatsächlich, wenn ich mein Ziel schriftlich formuliere. Dazu habe ich mir aus Altpapier DIN A6 große Zettel gefertigt. Auf jeden Zettel kommt jeweils ein Ziel. Als erstes schreibe ich mir das Datum auf, wann ich dieses Ziel formuliert habe.

Entsprechend den Vorschlägen bei SMART ist mir dabei wichtig, dass ich mein jeweiliges Ziel sehr genau formuliere und nicht im Vagen bleibe. Es ist handlungsorientiert und vor allen Dingen realistisch und erreichbar. Letztendlich sollten Sie zwischen Zielen und Vorsätzen unterscheiden. Bei manchen Zielen ist ein zeitlicher Rahmen sinnvoll, zum Beispiel bei Routineaufgaben.

Statt „Ich werde weniger im Internet surfen“ formuliere ich: „Ich surfe maximal eine halbe Stunde zur Entspannung.“ Oder „Ich trenne klar nach Recherche und privatem Austausch.“ Sinnvoll kann sein, dass Sie sich für den privaten Austausch eine bestimmte Zeit setzen. Meist gibt es nach der Mittagspause ein Leistungstief. Hier bietet sich das Abschalten durch privaten Austausch zum Beispiel mit Ihren Kontakten in Facebook oder Google+ an.

Wenn Sie mit Ihrem Zeitfresser erkannt haben, wo Ihre Zeit bleibt, können Sie einen Tagesplan schreiben, um Ihren Arbeitsablauf konsequenter zu gestalten. Setzen Sie Prioritäten – doch dazu in einem anderen Artikel mehr.

Wichtig: achten Sie auf Pausen und Bewegung. Geistige Entspannung ist notwendig, damit wieder Energie für neue Aufgaben geschöpft wird. Verlassen Sie dafür Ihr unmittelbares Arbeitsumfeld. Neben der Bewegung bekommt der Kopf die notwendige Ablenkung, wenn Sie andere Eindrücke wahrnehmen.

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