Nach 22 Jahren habe ich mich entschlossen, mir doch ein neues Auto zuzulegen. Mein Auto hatte alles was notwendig war, um von A nach B zu kommen und einigen Komfort dazu. Zudem war der Benzinverbrauch gering und es war all die Zeit zuverlässig unterwegs und hat mich nie auf der Strecke irgendwo stehen lassen. Der Rost war unser gemeinsamer Feind und so gab es ein neues Auto. Mit dem Auto musste ich meine Gewohnheiten umstellen. Die erste Fahrt hieß: Umstellung auf der ganzen Linie, denn es war nicht nur ein neues Auto, sondern auch ein anderes Fabrikat und irgendwie hatte ich da ein ungutes Gefühl.

Durch Gewohnheiten Kontrolle über das eigene Handeln behalten

Um bei meinem Autobeispiel zu bleiben. Fragen Sie in Ihrem Umfeld, wie der Rückwärtsgang betätigt wird und Sie werden meistens die Antwort erhalten, dass das ganz automatisch ablaufen würde. Wenn Sie nachhaken, kommt sehr wahrscheinlich: „Ich weiß es nicht ganz genau.“

Gewohnheiten helfen das eigene Handeln zu automatisieren. Kein Nachdenken mehr, wie der Gang eingelegt wird, wie ein Programm verwendet wird, wie der Kopierer funktioniert. Es sind die Routinen des Alltags, die völlig selbstverständlich sind.

In dem Artikel der Zeitung Managerseminare fand ich diesen Punkt besonders interessant „Wie Gewohnheiten die Kontrolle über das eigene Handeln entziehen“. Das scheint mir schlüssig, denn mit der Routine schleicht sich die Nachlässigkeit ein, Fehler sind möglich.

Deshalb stehen Gewohnheiten in Firmen in schlechtem Ruf. Eine straffe Organisation steht einem Wechsel entgegen, Veränderungen oder gar Neuerungen sind nicht gewünscht.

Andererseits sind in bestimmten Unternehmensbereichen, in denen mehrere Mitarbeiter im gleichen Tätigkeitsfeld arbeiten, automatische Abläufe bzw. Routinen sehr wichtig.

Gewohnheiten, Routinen, Automatismen

Gewohnheiten und Automatismen haben durchaus Vorteile. Sie entstehen durch Routinen aus gut durchorganisierten Arbeitsabläufen.

Nicht ohne Grund wurde die Fließbandarbeit bei der Autoherstellung auf Teamarbeit umgestellt. So werden Autos gemeinsam montiert, jeder des Teams kennt alle Handgriffe, die für die Endmontage notwendig sind. Jeder im Team kann die Arbeiten eines anderen Kollegen übernehmen.

Das hat mehrere Vorteile

• Die Arbeit bleibt durch den geänderten Arbeitsbereich abwechslungsreich
• Durch die Routine erfolgen die einzelnen Arbeitsschritte schnell
• Jeder kennt die Arbeitsschritte des Teamkollegen und
  kann ihm entsprechend zuarbeiten

 
Vor allem im Qualitätsmanagement sind vereinheitlichte Arbeitsabläufe wichtig. Wenn verschiedene Personen an einem Arbeitsplatz oder mit einem Arbeitsvorgang zu tun haben, ist es wichtig, dass jeder weiß, wie etwas abläuft und wie er reagieren muss. Bei einem Krankheitsfall können die Mitarbeiter Tätigkeiten schnell übernehmen und die wichtigsten Aufgaben weiterführen.

Hierbei kommt es darauf an:

• Wie der Arbeitsablauf aussieht.
• Wer daran beteiligt ist.
• Welche Schritte vereinheitlicht sind.

 
Dazu gehört allerdings, dass die Mitarbeiter bereit sind, die technischen Erleichterungen entsprechend zu nutzen. Wenn wir uns die Verwaltungen in Großstädten wie Berlin ansehen, scheint hier noch ein großer Bedarf an logischen Organisationsabläufen und dem Nutzen der Vereinfachung durch die technischen Möglichkeiten zu bestehen, damit gleiche Arbeitsabläufe wie zum Beispiel die Bearbeitung von Anträgen zügig vorangeht.

Organisation, die Routinen aufbaut, reicht heute bis in die Verwaltung von Schulen, um z. B. klassenübergreifende Nachschreibetermine für Klassenarbeiten zu organisieren. Wissen die Fachlehrer und Schüler Bescheid, können sich die Lehrer entsprechend vorbereiten und die Schüler können nicht mehr Unwissenheit zum Termin vortäuschen.

Klare Abläufe sind wichtig, sie geben den Rahmen für Weiterentwicklung. Was vielen heute abwegig erscheint, nämlich ein klar strukturierter Tag, hilft die Energie besser einzuteilen. Wer nicht gestresst ist, ist offen und ist bereit neue Wege beschreiten.

Oder wie die Zeitschrift Managerseminare schreibt „Automatismen ersparen dem Gehirn jede Menge Arbeit, machen Prozesse schnell und schaffen so Freiräume für wichtigere Aufgaben.“

Never change an running system

Sie kennen das vielleicht, dass jemand seinen Provider wechselt. Es liegt kein besonderer Grund vor, bisher klappte alles im Großen und Ganzen zufriedenstellend. Dann hat er gelesen, dass ein ganz neuer Anbieter auf dem Markt ist und wechselt. Damit beginnt für manch einen ein Trauerspiel. Schon der Wechsel wird ein Desaster, weil weder Internet noch Telefon über Tage nicht mehr richtig genutzt werden können.

Wenn also kein zwingender Grund vorliegt, sollten Sie Abläufe, die einwandfrei funktionieren nicht verändern.

Natürlich gibt es Gründe vom Bewährten abzuweichen oder ganz neue Wege zu gehen.

• Neuer Anbieter
• vielversprechende Technik
• und nicht zuletzt Neugier

 
Dabei wird übersehen, was noch nicht erprobt ist, auch anfällig ist. Nicht alles, was bei einem anderen Unternehmen passt, passt auf die Bedürfnisse des eigenen Betriebes.

Perspektivwechsel zur Überprüfung von Routinen und Gewohnheiten

Bekannt sind die sogenannten Fachidioten, die grundsätzlich Vorgänge aus ihrer Perspektive betrachten.

Mit einem einfachen Beispiel möchte ich den Perspektivwechsel verdeutlichen. Wanderwege werden gerne als „Rundwege“ angeboten. Dabei kann es spannend sein, den gleichen Weg nach der Hälfte wieder zurückzugehen. Probieren Sie es einmal aus. Sie werden die Umgebung aus einer ganz anderen Perspektive betrachten und Dinge wahrnehmen, die Sie vorher nicht gesehen haben.

Genauso ist es mit innerbetrieblichen Vorgängen. In enger Zusammenarbeit mit den beteiligten Mitarbeitern ist ein Perspektivwechsel leichter, denn jeder empfindet die Aufgabe, die er ausführt anders. Werden Veränderungen gemeinsam getragen, werden sie genauso schnell wieder zur Routine wie die alten Arbeitsabläufe zuvor.

Dabei kann schon ein Umstellen der Büroeinrichtung den Ablauf der Arbeitsschritte erleichtern.

Sich den technischen Herausforderungen stellen

Andererseits müssen wir uns den sich ständig wandelnden technischen Herausforderungen stellen. Es gibt immer noch die Verweigerer, die einen PC widerwillig nutzen, denen das Internet ein Gräuel ist und die sich einer permanenten Erreichbarkeit verweigern.

Mir fallen wirklich nur sehr wenig Berufsgruppen ein, die sich das heute noch leisten können. Vor allem die Kombination Einzelhandel vor Ort, gekoppelt mit Online-Handel, enthält viele Möglichkeiten neue Kunden zu gewinnen und den Service zu verbessern. Ein Bürodienstleister, der das Internet nicht kontinuierlich nutzt, wird schnell Schiffbruch erleiden.

Neben der Hardware bringt die Software in immer kürzeren Abständen Neuerungen. Diese müssen so schnell wie möglich in die Arbeitsprozesse eingebaut werden. Nach kurzer Anwendungszeit entwickeln sich auch diese wieder zu Routinen.

Und die Umstellung bei meinem Auto? Eine Fahrt habe ich gebraucht und hatte mich auf die etwas veränderte Technik und Wagengröße eingestellt. Nur beim Rückwärtsgang, der so ganz anders zu betätigen ist, habe ich von Zeit zu Zeit eine Verzögerung bei der Nutzung 🙂

Es hat mir gezeigt, dass ich mich viel schneller auf die neue Technik einstellen konnte, als ich es selbst erwartet hatte. Dass der Mensch ein Gewohnheitstier ist, ist in vielen Bereichen von Vorteil, vor allem, wenn er bereit ist, die erhaltene Energie in andere Bereiche entsprechend einzubringen. Sonst wird es langweilig und führt zum Bore-out mit all seinen Folgen.

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