Im Berufsalltag kommt kaum jemand an Verträgen vorbei – sie regeln unter anderem die Beziehungen zwischen Unternehmen und Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern. Ohne Verträge würde das tägliche Firmengeschäft also wahrscheinlich auf der Strecke bleiben.

Die Anforderungen in der heutigen, sehr schnelllebigen Wirtschaftswelt steigen ständig. Damit wachsen auch die Herausforderungen vor allem international in agierenden Unternehmen und Firmen kontinuierlich. Durch die globale Vernetzung sind besonders vertragliche Bindungen und Beziehungen immer komplexer und gleichzeitig kurzlebiger, sodass Unternehmen hier vor enormen Aufgaben stehen. Abläufe müssen schnell und reibungslos ablaufen. Das gilt nicht nur innerhalb der eigenen Firma, sondern weltweit und mit zahlreichen verschiedenen Vertragspartnern. Die sich rasant entwickelnden Märkte zwingen Unternehmen zudem dazu, möglichst flexibel zu sein und sich kurzfristig an neue Bedingungen anzupassen.

Die Lösung: Digital und Sicher

Wer am Markt bestehen will, muss daher ständig up to date sein und offen auf wechselnde Wirtschaftssituationen reagieren können. Doch oftmals scheitert es bereits an mangelnder interner Kommunikation und Missverständnissen, verlegten Dokumenten oder einem fehlenden zentralen Ablagesystem. Um entsprechend schnell zu handeln und neue Konditionen umzusetzen, ist ein digitales Vertragsmanagement notwendig.

Um diese wachsenden Herausforderungen meistern zu können, setzen deshalb mittlerweile schon viele Firmen auf das digitale Vertragsmanagement. So profitieren alle Beteiligten von den Vorteilen einer zentralen Softwarelösung. Dieses System speichert alle wichtigen Vertragsdaten zentral und verarbeitet sie. Alle Mitarbeiter haben unter Berücksichtigung der Berechtigung gleichermaßen Zugriff auf wichtige Dokumente. Wichtige Daten sind jederzeit und überall verfügbar.

Jeder Vertrag beinhaltet bestimmte Konditionen und Fristen, die alle Vertragsparteien entsprechend einhalten müssen. Daher ist es wichtig, jederzeit Zugriff auf diese Dokumente zu haben. Bei traditionellen Aktensystemen können solche wichtigen Unterlagen jedoch leicht verlegt oder falsch abgeheftet werden. Das erschwert das Auffinden oder macht es gar unmöglich. Vor allem bei zeitsensiblen Geschäften kann dies ein großes Problem darstellen. Um dem vorzubeugen, macht es Unternehmen ein digitales Vertragsmanagement möglich, sämtliche Verträge zu digitalisieren und ins System zu importieren. Auf diese Weise hat jeder Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Daten. Er kann bei Bedarf immer reagieren – denn das moderne Managementsystem ist digital und vor allem zentral angelegt.

Einführung des digitalen Vertragsmanagements

Vor Einführung die Software gilt es zunächst den IST-Zustand im Unternehmen zu erfassen und zu analysieren (siehe: Checkliste zur Bedarfserhebung). Vorhandene Verträge und weitere dazugehörige Dokumente werden daraufhin sortiert und kategorisiert, um beim anschließenden Einscannen eine bessere Übersicht zu behalten. Ein Experte installiert anschließend das digitale Managementsystem und richtet es bedarfsgerecht ein. Auf diese Weise können die eingescannten Verträge und Dokumente hinterher problemlos in die Software eingefügt und kategorisiert werden.

Bei der Implementierung des neuen Vertragsmanagementsystems sollten das Unternehmen und alle Mitarbeiter eine in die Software erhalten, damit die Umsetzung reibungslos funktioniert. Hierbei werden Fragen und Verständnisprobleme geklärt. Eine intensive Vorbereitung auf den Wechsel zum digitalen Vertragsmanagement ist zwingend notwendig, denn bei einer solch umfangreichen Neuordnung müssen alle auf dem gleichen Niveau beginnen. Nur so können alle Mitarbeiter am Ende vom gesamten Spektrum der Software profitieren. Die Einbindung aller Mitarbeiter ist hier sehr wichtig, da jede Abteilung in irgendeiner Art und Weise mit Verträgen zu tun hat bzw. von ihnen betroffen ist und darauf zugreifen muss.

Es gibt mittlerweile zahlreiche Unternehmen, die sich auf die Entwicklung und Planung von digitalen Dokumentenmanagementsystemen spezialisiert haben und ihren Kunden in diesem Bereich verschiedene Lösungen anbieten. So hat beispielsweise die paperless group ihren Schwerpunkt auf die Digitalisierung von Akten und Dokumenten sowie auf ein eigens entwickeltes Dokumentenmanagementsystems gelegt. Zusätzlich erleichtern die angebotenen Schulungen und Fortbildungen den Unternehmen den Einstieg in die neue Software, ebenfalls steht jedem Kunden ein persönlicher Ansprechpartner zur Seite.

Digitales Vertragsmanagement vereinfacht Unternehmensabläufe

Die Vorteile von digitalen Vertrags-Managementsystemen liegen also ganz klar auf der Hand. Mitarbeiter können Notizen, Unterlagen oder Verträge sicher zentral abgelegen und gehen nicht in Aktenheftern oder –schränken verloren. Denn beim Eingang neuer Dokumente werden wichtige Daten sofort gespeichert und gelangen anschließend ohne Umwege zur zuständigen Person. Auch wenn nach einigen Jahren ein Mitarbeiter seine Tätigkeit im Unternehmen beendet, gehen keine wichtigen Daten verloren, weil alles gesammelt und zentral verarbeitet sind – und nicht mehr etwa bei unterschiedlichen Kollegen auf dem Desktop landet.

Ein weiterer großer Pluspunkt ist die automatische Erinnerung an Fristen und Termine sowie die Zuweisung der Zuständigkeiten für bestimmte Bereiche oder Kunden. So kann der Anwender Laufzeiten eingehalten und Verträge rechtzeitig verlängern bzw. beenden und mithilfe von wenigen Klicks Berichte und Statistiken erstellen. Arbeitsabläufe werden für alle Mitarbeiter protokolliert und strukturiert sowie den entsprechenden Dokumenten zugeordnet.

Die Zeitersparnis ist aufgrund der vielen automatisierten Abläufe und der zentralen Verwaltung wichtiger Dokumente enorm, sodass eine Firma wirtschaftlich effektiver arbeiten und im Idealfall seinen Profit somit steigern kann. Besonders in den Zeiten der Globalisierung sollten größere und international agierende Unternehmen daher den wichtigen Schritt in Richtung digitales Vertragsmanagement gehen, um bei der starken und immer wachsenden Konkurrenz stets behaupten zu können.

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