Über das Jahr sammeln Unternehmen viel Dokumente in der Verwaltung an, die Grundlage für Vorgänge und Geschäftsbeziehungen sind. Dazu kommen Abläufe, die Bestandteil der Firmengeschichte sind und ebenso aufbewahrt werden müssen. Aufbewahrungsfristen helfen das Archiv zu lehren.
Seit 1999 sind neben Handelsbüchern, Inventaren, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen – auch Buchungsbelege und sonstige Buchungs- und Organisationsunterlagen 10 Jahre lang aufzubewahren.
Für letztere galt zuvor eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist.
Ablauf von Aufbewahrungsfristen ab
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht worden ist, Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen worden sind oder sonstige Unterlagen entstanden sind:
Ist z. B. der Jahresabschluss für 2013 im April 2014 erstellt worden, läuft für diesen die Aufbewahrungsfrist ab Schluss des Jahres 2013 bis Ende 2024.
Die Dokumente, die Sie aufbewahren müssen, sind zahlreich. Übersicht Aufbewahrungsfristen zur 6- bzw. 10jährigen Aufbewahrung.
Sieh hierzu auch: Wirtschaft Südwest
Aufbewahrung von E-Mails
E-Mails sind ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsablauf. Dabei dürfen Sie nicht übersehen, dass diese Teil der Betriebsunterlagen sind. Diese müssen Sie ebenso aufbewahren und unterliegen den gleichen Vorschriften wie Papierunterlagen.
Sie dürfen die Verwaltung von E-Mails deshalb nicht in die Hände von IT-Leuten legen. Wenn diese dienstliche E-Mails löschen, kann dies sogar zur Kündigung führen.
Übrigens dürfen Sie auch die E-Mails von Mitarbeitern nicht löschen, die die Firma nach einer Kündigung verlassen. Diese müssen das selbst übernehmen bzw. dürfen private Daten sichern. Hier spielt internationales Recht zusätzlich eine Rolle. Wer Geschäftspartner im Ausland hat, sollte sich entsprechend informieren.
Die Arbeit mit einem Archiv und Aufbewahrungsfristen
Neben der Aufbewahrungspflicht müssen Sie auch Dokumente aufbewahren, die Abläufe innerhalb der Firma Vorgänge beschreiben oder zur Dokumentation der Firmengeschichte dienen. Da Archive viel Platz benötigen, geht man immer mehr dazu über diese Dokumente zu digitalisieren.
Dabei müssen Sie zwei Aspekte berücksichtigen:
- Große Archive sind teuer. Aus Kostengründen ist es auf die Dauer sinnvoll Dokumente zu digitalisieren.
- Originaldokumente bestehen aus bestimmten Materialien, die einen historischen Wert haben können.
Was Sie aufheben oder nach dem Digitalisieren wegwerfen wollen, sollten Sie gut überlegen.
Was Sie aufbewahren wollen und was nach den Ablauffristen endgültig entsorgen möchten, müssen Sie von Fall zu Fall entscheiden. Die Büroorganisation sollte hier vor allem zukunftsweisend denken, denn altes Wissen kann manchmal durchaus nützlich sein.
Das könnte Sie auch interessieren
- Digitaliserung von Geschäftsunterlagen
- E-Mails im Geschäftsverkehr – formale und rechtliche Vorgaben
- Schriftgutverwaltung und Aufbewahrung