Auf der CeBit 2014 wurden Systeme zur Archivierung vorgestellt, die Prozesse effizient verwalten und „revisionssicher“ aufbewahren. Programme für digitale Archivierung gibt es in vielen Variationen wie eine Suche über Google schnell aufzeigt.
Digitale Archivierung wird oft in einem Atemzug mit Revisionssicherheit genannt. Doch ganz so einfach ist das nicht.
Programme für digitale Archivierung mit Zusatzfunktionen
Archivierung geht inzwischen weit über die Buchführung hinaus. Ein wichtiges Element im E-Business ist die Integration von Geschäftsprozessen als Voraussetzung zu einer Automatisierung im E-Business sowie Dokumenten Management für eine effektive Organisation aller Abläufe in der Verwaltung.
Archivierungsprogramme ermöglichen unterschiedlich strukturierte Daten sicher zu verwalten und digital aufzubewahren. Hierbei muss die von der Finanzverwaltung geforderte Unveränderbarkeit von archivierten Daten berücksichtigt werden. Ferner müssen diese Daten bei Bedarf maschinell ausgewertet werden können.
Aus elektronischen Dokumenten und Prozessen werden beweis- bzw. rechtstaugliche Produkte und Abläufe. Dabei muss das Zusammenspiel der unterschiedlichen Schritte in der Technik und in der Organisation entsprechend veranschaulicht werden und nachvollziehbar sein.
Deshalb ist drauf zu achten, dass Sie jedes Dokument
- nach rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt wird
- vollständig archiviert wird
- so früh wie möglich archiviert wird, d. h. unmittelbar nach Abschluss des Vorgangs
- unveränderbar archiviert wird und vollständig mit dem Original übereinstimmt
- nur von berechtigten Benutzern eingesehen werden darf
- schnell auffindbar ist und bei Bedarf reproduziert werden kann und erst entsprechend der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist (5 bzw. 10 Jahre) gelöscht werden darf
Änderungen in der Archivierung
- Jede Änderung muss im elektronischen Archivsystem für Berechtigte entsprechend protokolliert werden (Dokumentation)
- Die gesamte Organisation sowie das technische Verfahren der Archivierung muss jederzeit von einem unabhängigen Sachverständigen nachprüfbar sein.
- Alle Umstellungsprozesse bzw. Änderungen am Archivsystem müssen alle aufgeführten Grundsätze beinhalten.
- Die gesamte Organisation sowie das technische Verfahren der Archivierung muss jederzeit von einem unabhängigen Sachverständigen nachprüfbar sein.
- so früh wie möglich archiviert wird, d. h. unmittelbar nach Abschluss des Vorgangs
Zu den Dokumenten, die archiviert werden müssen, gehören auch E-Mails, die die Kriterien eines Handelsbriefes erfüllen.
Ausführlich als Merksätze können diese in einem Download bei Verband VOI (=Fachverband für Anbieter und Anwender im Bereich Enterprise Information Management) heruntergeladen werden.
Langfristige Archivierung
Ein Thema ist die Archivierung. Neben dem Datenträger, der sich in den letzten Jahren in rasender Geschwindigkeit verändert hat, ist die Frage nach dem Format, mit dem die Daten gespeichert werden.
Sinnvoll ist es, herstellerunabhängige Standardformate zu wählen. Diese sollten z. B. durch ISO oder dem W3C spezifiziert und mit ASCII, Unicode, SVG oder XML lesbar sein.
Das Bundesamt für Informationssicherheit (BSI) gibt eine Übersicht über alle Formate von Text-, Bild- Audio- und Videodateien, die sich für eine langfristige Archivierung eignen.
Besonders hervorgehoben wird PDF, da hier zudem Layout-Informationen archiviert werden.
Ausführlich werden die Grundlagen der Archivierung in dem Artikel von Channelpartner beschrieben
Der Mythos der Revisionssicherheit
Eine Garantie für Revisionssicherheit bei bestimmten Systemen gibt es nicht. Die Unveränderbarkeit der Daten muss demnach lückenlos belegbar sein und in der Verfahrensdokumentation nachgewiesen werden. Hierfür gelten die Anforderungen zur Aufbewahrung des HGB (Handelsgesetzbuch), der AO (Abgabenordnung) und des GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme). Vor allem die Buchführung ist abhängig von der einwandfreien und kompletten Dateneingabe ab.
Steuerexperte Dirk-Peter Kuballa vom Finanzministerium Schleswig Holstein hält es für „ein Mythos, dass die Finanzverwaltung eine revisionssichere Ablage und Archivierung der Daten fordert.“ Forderung nach Revisionssicherheit ist „Mythos“.
Damit Systeme nicht für Werbezwecke missbraucht werden können, lehnt das BMF eine Zertifizierung ab. Diese müsste auch mit jeder neuen Version aufgefrischt werden. Das wäre zusätzlich eine Kostenfrage.
Ein Schritt zum papierlosen Büro
Während die Formate durch das Bundesministerium für Informationssicherheit klar geregelt sind, scheint mir ein eher ein Problem bei den Datenträgern zu bestehen. Immerhin ändert sich die Form der Datenträger in immer kleineren Zeiträumen.
Die digitale Archivierung ist bestimmt ein Meilenstein zum papierlosen oder besser papierloserem Büro. Aufgrund der umfangreichen Vorgaben zur elektronischen Archivierung wird manches Unternehmen davon im Moment noch Abstand nehmen.
Das könnte Sie auch interessieren
Die Aufbewahrung von unzähligen Akten und Belegen kostet Unternehmen sehr viel Platz und Zeit. Zudem ist der Zugriff auf die Archiv der Firma begrenzt und man kann von unterwegs die Akten nicht einsehen. Große Firmen und Behörden setzen mittlerweile auf ein Document Management System. Anstatt die komplette Papierwirtschaft in unzähligen Aktenschränken aufzubewahren, wird der Papierverkehr einfach eingescannt, digitalisiert (bsp. als PDF- oder Bilddatei) und anschließend archiviert. Somit wird eine Menge Zeit eingespart, Daten lassen sich einfacher und schneller finden und eine Datensicherung dieser Dokumente ist möglich. Durch die Digitalisierung von Papierarchiven lässt sich nicht nur die Zugriffszeit auf die Informationen verkürzen, sondern es bieten sich auch enorme Platzersparnisse. Ein Umstand, der sich auch bei den laufenden Kosten der Archivierung relevanter Geschäftsdokumente schnell bemerkbar macht. Der Erfolg von Verwaltungstätigkeiten ist unter anderem auch maßgeblich von der Fähigkeit eines Unternehmens abhängig, alle relevanten Dokumente aus einem Zeitraum von mehreren Jahren den betreffenden Benutzern in elektronischer Form zugänglich zu machen.