Eine E-Mail, eine Anfrage nach Rechnungen bzw. Lieferscheinen und die Suche geht los, um entsprechend reagieren zu können. Untersuchungen haben gezeigt, dass jeden Tag pro Mitarbeiter bis zu einer Stunde mit Optimierte Büroorganisation verhindert unnötige Hektik oder Stress. Suchen nach Informationen ver(sch)wendet Zeit, die in anderen wichtigen Arbeitsbereichen verloren geht.

Untersuchungen in diesem Bereich treffen auf Zeitverschwendung durch Informationssuche zu. Neben verlorener Leistung entstehen ebenso Kosten pro Mitarbeiter, die umgerechnet zu einem entsprechenden Stundensatz jährlich nicht unerheblich zu Buche schlagen.

Optimierte Büroorganisation verhindert unnötiges Suchen

Das Suchen nach Dokumenten ist aber nicht nur teuer, auch der Stress-Pegel steigt, während der Mitarbeiter verzweifelt Schreibtische, Festplatten oder Aktenschränke durchgekramt. Daneben verursacht die Sucherei oft zusätzliche Unordnung, die nun wieder mit weiterem Zeitaufwand beseitigt werden muss. Und nicht zuletzt können fehlende Informationen bisweilen zu Fehlentscheidungen führen, mit oft unabsehbaren Folgen.

Dokumenten-Management-System – eine datenbankgestützte Verwaltung

Ein Dokumenten-Management-System ist die Grundlage für eine optimierte Büroorganisation. Sie ermöglicht es Unternehmen eine zentrale Stelle einzurichten, bei der jeder Mitarbeiter auf alle Dokumente zugreifen kann. Ein Dokumenten-Management-System verwaltet datenbankgestützt Dokumente unabhängig davon, ob es sich um Dateien, Texte, Links, Kontakte etc. handelt Das beginnt bereits beim Schriftguteingang, der gescannt, sortiert und anschließend über das Programm an die entsprechenden Mitarbeiter verteilt wird.

Die Vorteile liegen auf der Hand

• einsparen von Papier sowie Archiv- bzw. Personalkosten
• verbessern der Prozesse im Unternehmen – dokumentengestützt
• optimieren des Kundenservice aufgrund schnellerer Zugriffszeiten
• erhöhen der Kundenzufriedenheit
• entlasten der Mitarbeiter
• verkürzen von Durchlaufzeiten
• vereinfachen des Workflow zur Optimierung von Geschäftsprozessen

Ein weiterer Vorteil ist eine revisionssichere Archivierung (rechtskonform nach GDPdU- sowie AO-Richtlinien)

DMS ermöglicht das Wissen

• WO wichtige Informationen abgelegt sind – Baumstruktur
  Volltextindexierung ermöglicht die Suche aller Textarten wie z. B. Adobe PDF, MS Word, MS Excel, HTML
• WAS Daten beinhalten – Meta-Daten
  durch direkte Vorschau bzw. direktes Öffnen von Daten unabhängig von der verwendeten Software
• WER Zugriff auf bestimmte Informationen hat – Zugriffskontrolle
  Wichtig bei der Verwaltung von kritischen Geschäftsdaten
• WAS mit diesen Informationen passiert bzw. WER sie bearbeitet – Protokollierung

DMS – für viele Unternehmen unattraktiv

Die Lösung: ein zeit- sowie geldsparendes gewissermaßen „idiotensicheres“ Ordnungssystem für alle Informationen, die im Büroalltag in einem Unternehmen auch unregelmäßig eine Rolle spielen. Ruhe und Sicherheit erleichtern kundenorientierten Service, da die Dokumente zu jeder Zeit abrufbar sind. Mehr oder weniger panische Suche oder langes Überlegen entfallen.

Die äußere Ordnung begünstigt also die innere Ruhe und sorgt für entsprechend fehlerfreies Arbeiten. Eine Anschaffung ist durchaus sinnvoll.

Dennoch scheitert mehr als die Hälfte aller Projekte im Bereich von DMS in mittleren und größeren Unternehmen, da sie nicht auf eine optimierte Büroorganisation im analogen Bereich zugreifen können. Sie verlaufen häufig im Sande, weil sie deshalb keine oder nicht die erwarteten Verbesserungen erbringen.

Die beste Software erfüllt ihren Zweck nicht, wenn sie kaum jemand richtig bedienen kann. Verstehen Mitarbeiter den Sinn der neuen Arbeitserleichterung nicht, werden sie sich den Möglichkeiten widersetzen. Deshalb kann die Software nur bei entsprechend geschulten Personen die Prozesse wie gewünscht vereinfachen und in Folge beschleunigen.

Transparenz in die Ablaufstrukturen der Verwaltung bringen
Damit ein DM-System erfolgreich abgeschlossen wird, müssen bereits vor Implementierung der Software wichtige Fragen im beauftragenden Unternehmen geklärt werden

• Analyse der bestehenden Praxis im Umgang mit Dokumenten – Ist-Situation
• Optimieren von Prozessen innerhalb der Organisationsstrukturen – Sollkonzept
• Berücksichtigung spezieller Verfahrensweisen der Branche / Firma – Grobkonzept
• Individuelles Anpassen der Software auf die Strukturen des Unternehmens – Feinkonzept
• Implementierung der Software und Schulung aller Mitarbeiter einschließlich der Führungskräfte – Umsetzung

In die Kosten für die Software, die sich oft im überschaubaren Rahmen hält, müssen also eine ganze Reihe weiterer Aufwendungen eingerechnet werden. Neben einer fundierten Beratung und der anschließenden Umsetzung auf firmenspezifische Arbeitsabläufe, erfolgt nach Implementierung zwingend eine Mitarbeiterschulung.

Dokumentenmanagement-Systeme – die Entscheidung fällt schwer

Möglicherweise können sich auch Firmen zur Umstrukturierung zu einer datenbankgestützten Verwaltung nicht entschließen, weil die Zahl der Anbieter immens ist. Google gibt hier bereitwillig Auskunft 😉

Eine Entscheidung, ein passendes Werkzeug zu installieren, wird vereinfacht, wenn die Organisation der Verwaltung bereits erkennbare Strukturen besitzt. Zudem gibt es eine ganze Reihe von Firmen, die sich auf bestimmte Branchen z. B. Handwerk, Rechtsanwälte etc. spezialisiert haben.

Das Wichtigste an der Einführung ist aber, dass die Mitarbeiter von Anfang an in den Umstellungsprozess einbezogen und dementsprechend geschult werden. Angst mit dem neuen System seinen eigenen Arbeitsplatz abzubauen, ist dabei die denkbar schlechteste Voraussetzung. Die Vorteile des Systems müssen also von Anfang fachgerecht kommuniziert werden. Die Büroorganisation kann effizienter ablaufen. Das papierlose Büro rückt etwas näher. Optimierte Büroorganisation ist also auch die Voraussetzung eine Dokumenten-Management-System entsprechend einzusetzen.

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