Bekannteste Software für Anwender in Büro und Verwaltung ist Microsoft Office um Briefe, Rechenoperationen oder Präsentationen zu bearbeiten. Manchmal ist es der kleinere Bruder OpenOffice, der Wesentliches genauso bewältigt. Dazu nutzt natürlich jeder ein Email-Programm. Schwierig ist für den Nutzer, dass er die richtige Software auswählt.
Unternehmensaufgaben sind allerdings im Allgemeinen umfangreicher, so dass zusätzliche Software notwendig wird. Betriebsgerechte Softwarelösungen zu finden, ist bei einer immens großen Auswahl äußerst schwierig. Mit den verschiedenen Aspekten bei betrieblichen Aufgaben und deren Umsetzung von Aufgaben bin ich auf Bemerkenswertes gestoßen.
Branchenspezifische Software
– wie wählt der User die richtige Software aus?
Dass die Auswahl für den Anwender unüberschaubar ist, zeigt sich schon dran, dass es nicht nur für unterschiedliche Aufgaben und Sachgebiete verschiedene Softwareangebote gibt, sondern zusätzlich innerhalb der Branchen für die verschiedenen Berufsgruppen entsprechende Softwarelösungen erforderlich sind.
Unabhängig, ob es um Verwaltung, Kundenbetreuung, Bestellvorgänge, Lieferanten oder andere Sachgebiete geht, müssen für die Vielzahl der Berufsgruppen innerhalb jeder Branche z. B.
- beim Handwerk vom Bäcker über Druckerei bis zum Straßenbau
- bei der Dienstleistung von der Apotheke über Ingenieurbüros bis zum Verleih
- beim Handel vom Autohandel über Großhandel bis zum Textilhandel
- bei den Herstellern vom Anlagenbau über Energieversorger bis zur Stahlindustrie
passende Systemlösungen bei der Software angeboten werden. Zur Software innerhalb einer Branche kommt die für einzelne Berufsgruppen bezogene Verwendung.
Einige Anwendungen überschneiden sich berufsunabhängig andere dienen nur einem spezifischen Verwendungszweck.
Standardsoftware
Selbst die sogenannte Standardsoftware geht weit über MS Office hinaus. Dazu hören vor allem Softwarelösungen für
- Mobile Computing mit Datenschutz oder Contentmanagement
- IT-Sicherheit für Backup, Dokumentenverwaltung oder Zutrittskontrolle
- Internetsoftware für Preis- und Produktvergleich oder Auswertung von Statistiken
- Kommunikation- und Netzwerksoftware übernimmt weit mehr Aufgaben als das bekannte Outlook
- Technische Software zur IT-Dokumentation oder Verfügbarkeit der verwendeten IT-Systeme
Um nur einige Beispiele zu nennen sowie der Vielzahl der damit verbundenen Möglichkeiten. Auch kleinere und mittelständische Unternehmen können mit sinnvoller Software viel Zeit einsparen.
Softwareangebote – Lösungen finden
Die genannten Beispiele – und das ist nur ein Teil der Möglichkeiten – zeigen, dass ein großes Angebot eher verwirrt als hilft. Der Markt ist fast unüberschaubar, schlimmer er ist ständig in Bewegung. Die umfangreichen Auswahlkriterien für Software erfordern fachliche Hilfe.
Fachlichen Rat und Vergleichsmöglichkeiten verschiedener Angebote zu passender Anwendersoftware zu den wichtigsten Aufgaben im Betrieb sind geboten. Vor allem, wenn bei manchen Angeboten eine firmenspezifische Anpassung möglich ist, muss eine entsprechende Beratung erfolgen. Der Kauf nach Versuch und Irrtum kann neben unnötigem Zeitaufwand extrem teuer werden.
Bei dem vielseitigen Angebot ist
- die Kenntnis über die verschiedenen Softwarelösungen
- das Wissen über unterschiedliche Anwendungsmöglichkeiten
- eine Orientierungshilfe, was wirklich gebraucht wird
- eine fachgerechte Beratung mit einem entsprechenden Service
wünschenswert
Ferner muss Software kompatibel sein, was ein Fachmann mit umfangreichem Wissen entsprechend gewährleisten kann.
Bei meiner Recherche im Netz bin ich bei Büro Software auf www.betobia.com auf eine umfassende Auswahl der unterschiedlichen Angebote zu Software gestoßen. Was mir besonders gefällt, dass die Software nicht nur angeboten wird, sondern auch die unterschiedlichen Anwendungsmöglichkeiten aufgelistet werden.
Bei Büro Software betobia treffen umfangreiches Angebot und entsprechende Erklärungen zusammen. Dazu ist man für Anbieter von Software offen, so dass immer wieder Lösungen für individuelle Kundenwünsche neu hinzukommen können.
Schulung
Eine hohe Akzeptanz neuer Software wird bei Mitarbeitern durch eine Schulung erreicht. Fragen können sofort geklärt werden, eine Hotline erleichtert schnelle Hilfe. Software sollte also nicht nur verkauft werden, sondern auch entsprechend geschult werden. Kompetenz der Anbieter von Software aufgrund jahrelanger Erfahrung, die vor allem die speziellen Anforderungen von Branchen bzw. Berufsgruppen kennen, vermitteln die Besonderheiten bei neuer Software anwendergerecht.
Erstaunlich war für mich der Umfang der Möglichkeiten die Software bietet. Aufschlussreich ist, dass es hier durchaus Firmen gibt, die helfen den Überblick nicht ganz zu verlieren. Und das halte ich für bitter nötig.
Das könnte Sie auch interessieren
Auf Messen kann man sich einen guten Überblick verschaffen und sich Demonstrationen verschiedener Software-Lösungen zeigen lassen. Auf Branchenspezifischen Messen finden sich meist Aussteller, die solche Lösungen anbieten.
Wichtig ist, ein möglichst genaues Anforderungsprofil zu schreiben, was die Software leisten muss. Auch erforderliche Schnittstellen, die Anzahl der Bediener und Wünsche wie Web-Lösungen etc. sollten genau definiert werden. Daraus kann man dann ableiten, welche Lösung den Anforderungen am Nächsten kommt. Eventuell können oder müssen auch betriebliche Abläufe an die Software angepasst werden. Mit etwas Glück findet man so eine günstige Standard-Software die alle Anforderungen abdeckt.
Aus dem Anforderungsprofil kann man für die Einführung der Software ein Lastenheft erzeugen, womit man zwei Fliegen mit einer Klappe schlägt.
Eine gute, intensive Vorbereitung und genügend Zeit ist bei größeren Anschaffungen unabdingbar.
Es gibt ein unglaublich großes Angebot an Software-Programmen. Meist muss man lange suchen ehe man die richtige Software für seinen Nutzen gefunden hat, z.B. bei Apothekensoftware-Programmen oder ähnlichen spezifischen Programmen.