Ein Zitat von Henry Ford: „Es hängt von dir selbst ab, ob du das neue Jahr als Bremse oder als Motor benutzen willst.“

Mit dem Kalenderjahr ging für die meisten kleinen Unternehmen auch das Geschäftsjahr zu Ende. Höchste Zeit, sich ein paar Gedanken über die Organisation im neuen Jahr zu machen.

Bestandsaufnahme zum Jahresanfang

• Was lief im Alten Jahr gut und kann so beibehalten werden?
• Was könnte besser sein und sollte im neuen Jahr anders laufen?
• Ist die Organisation noch o.k. – passt sie noch zu der Firma oder platzt die Ablage aus allen Nähten?
• Haben Sie einen Wust von Dateien angesammelt, die Sie nie wieder brauchen?
• Gibt es etwa Dinge, die im alten Jahr unbedingt noch erledigt werden müssen?
• Gibt es Abläufe, die Sie ständig nerven, die vereinfacht werden könnten?
• Suchen Sie Manches immer wieder aufwändig, das anders organisiert besser auffindbar wäre?
• Wollen Sie Aufgaben abgeben, etwa die Buchhaltung auslagern? Dann ist jetzt der beste Zeitpunkt dafür.

Nutzen Sie Ihren Elan nach den Feiertagen

Gleich zu Jahresanfang in Angriff genommen, ist die Umsetzung oft viel leichter als während des laufenden Jahrs.

Nehmen Sie sich etwas Zeit und überdenken Sie Ihre Abläufe, Ihre Organisation und Ihre Planung. Räumen Sie Ihr Büro oder Ihren Schreibtisch auf und entsorgen Sie unnötige und defekte Dinge die sich im Laufe des Jahres angesammelt haben. Legen Sie Ihre Ordner (Papier und EDV) für das neue Jahr an, beschriften Sie sie so, damit sie alles mit einem Griff zur Hand haben. Nutzen Sie für die Papier-Ablage Bilder, Piktogramme oder Farben, wenn Sie dies bisher nicht getan haben. Sortieren Sie Ihre Datenablage mit Nummern oder Buchstaben, versehen Sie Dateien mit Datum. Und misten Sie dabei gründlich aus.

Alle Unterlagen, die der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen, finden Sie bei der Handelskammer Hamburg (hier Kurz-URL): oder auch bei den IHK’s. Bitte beachten Sie dass für diverse Unterlagen längere Fristen gelten. Die Aufbewahrungsfristen für Verträge etwa beginnen erst nach Ablauf des Vertrags und etwaiger Zusatzvereinbarungen oder Ergänzungen. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater.

Haben Sie eine vernünftige Finanzplanung oder fehlt es am nötigen Überblick? In der meist etwas ruhigeren Zeit zum Jahreswechsel ist der optimale Zeitpunkt, auch hier die Organisation zu verbessern und sich für das nächste Jahr einen optimalen Überblick zu verschaffen. Für allein arbeitende Einzelunternehmer oder Freiberufler reicht meist eine einzige Tabellenkalkulations-Mappe für eine gute Übersicht.

Jahresanfang – Zeit die Marketingstrategie zu entwickeln

Haben Sie Ihre Marketingaktivitäten im Griff oder mussten Sie feststellen, dass Sie planlos zu viel Geld für wenig Wirkung ausgegeben haben? Oder haben Sie zu wenig für Ihre Eigenwerbung getan? Haben Sie die richtigen Zielgruppen erreicht oder tausende Besucher auf Ihrer Homepage, aber keinen Rücklauf oder nur unpassende Anfragen? Müssen oder wollen Sie Ihr Angebot ausbauen, ändern, ausweiten? Auch hier lohnt es sich, sich ein paar Stunden hinzusetzen und einen groben Plan zu erarbeiten. Eventuell müssen Sie investieren? Dann muss der Posten in die Finanzplanung mit aufgenommen werden.

Den „Motor“ von Spezialisten am Laufen halten

Bürodienstleister können bei all diesen Dingen unterstützen, schulen und Arbeit abnehmen. Einmalige Unterstützung bei der Re-Organisation eines Büros, beim Aufstellen von Planungen und individuellen Tabellenkalkulationen, beim Erstellen von Vorlagen für Geschäftspapiere und vieles mehr. Dauerhafte Unterstützung leisten sie bei der Bewältigung des Tagesgeschäfts, bei der Buchführung und in der allgemeinen Administration und Organisation.

Bürodienstleister Spezialisten in vielen Bereichen

Daneben gibt es Spezialisten in vielen Bereichen wie zum Beispiel IT, Webdesign, Marketing, Akquise, Text und Lektorat, etc. die alle bei Bedarf in Anspruch genommen werden können um das neue Jahr frei nach Henry Ford zu einem rund laufenden Motor werden zu lassen.

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