Es ist wie in Teil 1 bereits beschrieben „alter Wein in neuen Schläuchen“, wenn das sog. virtuelle Sekretariat immer wieder in Pressemitteilungen als Trend hervorgehoben wird. Im Grunde schreiben hier die Marketingabteilungen der diversen Service-Anbieter für einen Dienst, der schon seit Jahren im Bereich selbstständiger Bürodienstleister angeboten wird.
Vermarktung einer Dienstleistung
Es ist wie mit allen Dienstleistungen, die entsprechend vermarktet werden sollen. Die Marketingabteilung eines Serviceanbieters macht durch sog. Fachartikel auf bestimmte Trends aufmerksam. Im Februar war mal wieder Zeit für das „virtuelle Sekretariat“, um in parallel verlaufenden Aktionen diese Servicezentren zu bewerben. Der einzige Unterschied zu bestehenden Diensten ist, dass dieser Service als eine Agentur für Bürodienstleister fungiert. Damit das Kosten-Nutzenverhältnis günstig ausfällt, greifen viele Anbieter auf Schreibkräfte in Billiglohnländern zurück.
Vielfach wird diese Idee auch jubelnd aufgenommen, scheint der Preis dieser Dienste trotz „Zwischenhandel“ noch günstig zu sein. Dabei wird außer acht gelassen, dass hier eben auch ein reger Datenverkehr zwischen Kunde und Bürodienstleister besteht.
Verschlüsselung sensibler Daten
Gerade hier sollten Unternehmen besondere Vorsicht walten lassen, wenn sie über Kontinente Daten austauschen, auch wenn ihnen bestimmte Daten nicht so sehr „relevant“ erscheinen, da es sich ja nur um „lästige“ Routinearbeiten handelt. Dennoch wird indirekt bei Briefen und Datenbanken ein umfangreiches Adressmaterial zu Firmenkunden sowie Inhalte zu Betriebsabläufen nach außen gegeben. Etwas, was Betriebe auch abhält insgesamt Bürodienstleistungen zu outsourcen. Ein persönlicher Kontakt zu einem Dienstleister kann diese Ressentiments leichter abbauen helfen.
Der Service ist ausschlaggebend
Jede Dienstleistung ist eine Sache des Anforderungsprofils und sollte möglichst genau definiert sein. Kernpunkt der Dienstleistung ist der Service. Das entfällt auch nicht bei einem Service, der nur über Datenleitung erreichbar ist.
Der externe Dienst, der von Bürodienstleistern geleistet wird, fußt zu aller erst auf kundenorientiertem Service und erfordert Mitdenken. Dazu müssen Betriebsabläufe bekannt sein und Sie müssen die zu erbringende Leistung mit dem Kunden entsprechend abstimmen. Ein persönlicher Kontakt zu Beginn eines Auftrages hilft diesen Service besser zu bewerkstelligen.
Ich höre schon die Einwände, die manche „virtuelle Sekretärin“ hervorbringt, wenn sie von Hamburg aus mit Münchner Firmen zusammenarbeitet, dass ein persönlicher Kontakt aufgrund der Entfernung nicht möglich und auch gar nicht notwendig sei. Das ist durchaus richtig, aber bei der Vielzahl von Angeboten von Büroservice, benötigt ein potentieller Kunde Kriterien, wie er die Qualität findet, die ihm versprochen wird. Ein persönlicher Kontakt bietet hier oft die entscheidende Hilfestellung.
Ein schöner – oft austauschbarer – Text auf einer Website, ein Telefonat mit einer sympathischen Stimme ist meines Erachtens nicht ausreichend, um die Qualität und die Diskretion eines unbekannten Bürodienstleisters richtig einzuschätzen. Referenzen helfen sicher weiter, müssen aber nachvollziehbar sein. Nicht viele Unternehmen sind bereit die Art, wie sie in ihrem Unternehmen Arbeiten vergeben auch an andere Unternehmen weiterzugeben.
Zu oft wird die olfaktorische Wahrnehmung unterschätzt. Kunde und Dienstleister müssen die Möglichkeit haben, sich im wahrsten Sinne des Wortes zu beschnuppern. Auch das trägt zur Vertrauensbildung bei.
Virtuelles Arbeiten
Jedes Nutzen von Datenleitungen ist virtuelles Arbeiten. Deshalb arbeitet das mobile Sekretariat genauso virtuell, wie das rein virtuelle Sekretariat in Macao.
Dennoch liegen die Vorteile klar auf der Hand
- Fachausbildung die befähigt Vorgänge selbstständig und eigenverantwortlich zu lösen
- Selbstständigkeit im Denken und Handeln
- Eigenverantwortlichkeit, Eigeninitiative durch Engagement
- Identifikation mit dem Unternehmen
- Kundenorientiertes Leistungsangebot
- Diskretion zu allen Firmeninterna
Dies zeichnet einen qualifizierten mobilen Büroservice schon deshalb aus, weil er ein längere und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit seinen Kunden aufbauen möchte.
Der scheinbare Vorteil der Verfügbarkeit über 24 Stunden an 365 Tagen im Jahr bedeutet, dass selbst bei einer 12-Stunden-Schicht, wechselnde Ansprechpartner für eine Firma zuständig sind. So ist die Abweichung der MEZ für z. B. Macao + 7 Stunden. Wer also in den Abendstunden zwischen 18:00 Und 20:00 Uhr noch schnell einen wichtigen Brief benötigt oder endlich die notwendigen Belege für einen wichtigen Rechnungsabschluss zusammen hat, wird in Macao mit der Nachtschicht vom Folgetag zusammenarbeiten. Bei einem automatischen Datum kann das bei Fristsetzung schwerwiegende Folgen haben, denn da ist es dann bereits weit nach Mitternacht.
Der Service in Firmennähe hingegen bietet
- Gleiche Ansprechpartner,
ein Kriterium, das inzwischen vielen Firmen wichtig ist - Keine wiederholte Einarbeitung vor allem bei Routinearbeiten
- Flexible Arbeitszeiten,
die sich den aktuellen Bedürfnissen des Kunden anpassen
Das „virtuelle“ Sekretariat vor Ort
Der Preis allein sollte nicht ausschlaggebend sein. Die Zeit, die Sie mit Erklärung ggf. mit Nacharbeiten verwenden müssen, sollten Sie zumindest in den scheinbar so günstigen Preis mit einrechnen. Von schwerwiegenderen Fehlern aufgrund fehlender Kenntnisse des Gesamtzusammenhangs ganz zu schweigen.
Bei all diesen Unwägbarkeiten erschließt sich mir nicht, warum eine „virtuelle Sekretärin“ in Macao oder sonst wo auf der anderen Seite der Erdkugel ein Vorteil ist, wenn ein kundenorientierter Fachservice praktisch als „virtuelle Sekretärin“ regional zur Verfügung steht.
Diese Aufgaben, die ein eher unbekannter Bearbeiter von Daten und Informationen irgendwo auf dem Globus erbringt, können Sie eben auch mit Ihrem mobilen Büroservice in Unternehmensnähe leisten.
Die Vorteile, die im Artikel der FTD beschrieben werden, erfüllt genauso jeder qualifizierte Bürodienstleister vor Ort als mobiles Sekretariat genauso wie im Home-Office Online. Es handelt sich bei diesen Begrifflichkeiten um eine klassische Tautologie. Bei einem vor-Ort-Service kann im Laufe der Zeit eine Geschäftsbeziehung bei Bedarf sukzessive erweitert werden, manchmal sogar mit stundenweiser Anwesenheit direkt vor Ort.
Es kann also jedes Home-Office ein „virtuelles Sekretariat“ anbieten. Einen originellen Firmennamen habe ich mit „myonlinebuero“ für ein virtuelles Büro in Thüringen gefunden. Es ist für KMU sowie kleine Handwerksbetriebe vor Ort gedacht. Gerade diese werden aber von den Anbietern in Übersee für eine „virtuelle Sekretärin“ angesprochen.
Kleine Handwerksbetriebe wollen nicht viel erklären, wenn es um Lieferanten geht oder Rechnungsstellungen. Und wer eine Rechnung schreibt, kann sie anschließend auch leichter überprüfen. Eine Fachkraft kann hier dem Freiberufler oder kleinen Handwerker vor Ort weit mehr helfen als nur „lästige Schreibarbeiten“ zu übernehmen.
In all diesen Fachartikeln wird leider übersehen, dass Bürodienstleister sehr verantwortungsvolle Arbeiten übernehmen, die weit(!) über lästiges Briefeschreiben und ein bisschen Internetrecherche hinausgehen.
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Genau so wie oben beschrieben ist es. Danke für Ihren hilfreichen Beitrag.
LG
Danke Frau Röper, ich sehe das genau so wie Sie! Die virtuelle und die mobile Dienstleistung sind zwei verschiedene Schienen die sich meist nichts nehmen. Bei meinen Kunden sind ganz andere Dinge gefragt, die ein virtueller Büroservice niemals leisten könnte.
Aber auch beim Telefonservice sollte man sich genau überlegen welche Qualität man haben möchte und die Angebote eingehend prüfen. Ein solcher Service kann unter Umständen sehr viel leisten. Dies ist meine Erfahrung mit einem Münchner Telefonservice, der hervorragende Arbeit leistet. Hierfür muss er aber auch trotz der Distanz über die Geschäftstätigkeit und besondere Vorkommnisse eines Unternehmens gut informiert sein.
Der Kunde muss sich doch immer die Frage stellen: Was will ich für eine Dienstleistung?
Brauche ich eine nette Telefonstimme, die 24 Stunden am Tag – auch am Wochenende – meine Anrufe entgegennimmt, mir per E-Mail oder SMS die Telefonnotizen zeitnah zur Verfügung stellt und so meine Erreichbarkeit in alle Richtigungen gewährleistet, reicht ein Telefonservice. Wo der sitzt, ist mir als Kunde eigentlich egal; wir leben im „virtuellen 21. Jahrhundert“.
Brauche ich jemanden, der meine Diktate abschreibt, und zwar fehlerfrei und in gutem Deutsch mit den entsprechenden Branchenfachkenntnissen (viele Schreibdienste scheitern allein daran, dass sie branchenfremd sind und mit der Fachterminologie nicht zurechtkommen!), so reicht ein guter Schreibdienst. Wo der sitzt, ist mir als Kunde eigentlich auch egal. Elektronische Post macht’s möglich…
Aber für alle anderen Dienstleistungen, die Sie, Frau Radtke, so schön im Artikel „Viele Berufe unter einem Dach“ (https://webdesign-bw.de/2011/06/buerodienstleistungen-viele-berufe-unter-einem-dach/)
beschrieben haben, muss ich mir als Kunde zwingend jemanden suchen, der persönlich in meinem Büro vor Ort agiert.
Von daher sehe ich keine direkte Konkurrenz zwischen einem virtuellen Sekretariat und einem Bürodienstleister aus Fleisch und Blut. Der Kunde muss wissen, was er will – wir als Dienstleister sind für ihn da…
Ich sehe auch keine Konkurrenz. Nur haben großen Firmen, die so einen sog. Service anbieten einfach bessere Karten einen Presseartikel zu lancieren.
Hier ist eben Aufklärung geboten, dass ein virtuelles Sekretariat nur eine „Sprechblase“ ist, die in diesen Artikeln als Trend dargestellt wird. Ich beobachte das nun schon eine ganze Weile. Erst waren es kleine Presseportale, dann kamen zeitgleich Meldungen, dass kleine Unternehmen sich gut durchsetzen. Plötzlich findet sich auch eine angesehene Zeitung wie die FTD, die diesen Trend genau für DIE Unternehmen propagiert, die vorher als durchsetzungsfähig dargestellt wurden. So wird Meinung gemacht.
Und das Verblüffende viele sind auf einmal begeistert, dass es ein virtuelles Sekretariat gibt. So läuft Marketing, wenn man das entsprechende „Kleingeld“ dafür hat.
Die Bürodienstleister machen das, was sie am besten können:
Sie kämpfen fast immer allein vor sich hin.